Category: Produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> E. Rapports MSL / MML

Rapports MSL / MML

A. Rapport de non-conformité du MML

Il y a un rapport qui montre tous les produits qui sont en stock et qui n’appartiennent pas à la MML. Le rapport n’affiche que les produits dont le type principal est “MED”. Pour consulter cette liste d’articles non conformes au MML,

Allez à : Produits / MML / Produits MML et cliquez sur Non-Conformités MML dans le menu d’action :

B. Rapport de non-conformité MSL

Le menu Action des produits MSL a aussi un rapport de non-conformité. Ce rapport montre tous les articles en stock qui ne sont pas inclus dans la MSL tant qu’il y a une MSL active pour cette instance. Pour générer le rapport de non-conformité MSL,

Allez à : Produits / MML / Produits MSL et cliquez sur MSL Non-Conform dans le menu d’action :

Certaines instances traitent des commandes qui seront livrées à une autre instance. Comme les listes MSL sont uniques, il est possible qu’une instance d’achat ( par exemple une coordination) ait des articles dans le pipeline qui ne sont pas conformes à leur MSL. Par défaut, les produits dans le pipeline ne sont pas inclus dans le rapport de non-conformité. Lors de la génération du rapport de non-conformité, il est possible d’inclure les quantités dans le pipeline en cliquant sur la case à cocher située à côté de “Inclure la quantité dans le pipeline”.

Lorsque cette case est cochée, les articles stockés et en cours de traitement apparaîtront dans le rapport, même si les produits achetés figurent dans la MSL valide du projet demandeur.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> D. Produits MSL

Produits MSL

Le menu Produits MSL liste tous les produits des listes MSL actives. Une liste médicale standard (MSL) est gérée en dehors d’UniField dans l’outil MSL et les données sont synchronisées dans UniField en tant que liste inactive. La liste des produits MSL sera vide jusqu’à ce qu’une MSL soit activée. Pour visualiser les produits d’une MSL active :

Allez à : Produits / MML / Produits MSL

Une fois qu’au moins un projet MSL est activé, tous les produits d’un MSL actif seront visibles sur la page Produits MSL. Pour visualiser les produits d’un MSL spécifique, utilisez l’option “MSL valide pour l’instance” pour spécifier quels produits du MSL doivent être affichés dans la liste.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> C. Comment activer/désactiver les Projets MSL

Comment activer/désactiver les Projets MSL

Quand des Listes Standards Médicales (MSL) sont ajoutées à l’outil MSL, les listes sont synchronisées à la Coordination et à tous les projets d’une mission spécifique. Elles ne sont synchronisées qu’avec les instances de cette mission et ne sont synchronisées avec aucune autre mission. Chaque MSL publiée est identifiable par une référence à son instance (code du projet). Pour voir les MSLs actives ou pour activer/désactiver une MSL,

Allez à : Produits / MML / MSL Projects

Chaque MSL est synchronisé comme inactif mais peut être activé manuellement par Coordo/Projet en cliquant sur l’icône verte. Une fois activée, une coche apparaîtra dans la colonne Actif et une icône X rouge apparaîtra pour permettre la désactivation de la MSL dans ce cas. Une fois activée, la MSL est automatiquement mise à jour par toute modification apportée dans l’outil MSL.

Pour désactiver une MSL, cliquez sur l’icône rouge dans la ligne de l’instance que vous souhaitez désactiver et la coche de la case Actif sera supprimée.

Si aucune instance n’est activée, les alertes dans les documents indiqueront seulement si un élément se trouve dans la MML et la colonne MSL sera vide.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> B. Produits MML

Comment voir les produits MML

Le menu Produits MML liste tous les produits qui se trouvent dans la liste médicale principale (MML) d’un OC (la liste de tous les produits validés par l’OC). Cette liste est gérée au niveau du siège dans l’outil MSL en dehors d’UniField et les données sont synchronisées avec chaque instance d’UniField.

Aller à : Produits / MML / Produits MML

Outre la liste de tous les produits validés, la liste des produits MML indique les restrictions spécifiques au pays/projet, les commentaires d’utilisation et les statuts du produit.

Tout produit qui est ajouté à la liste MML de l’OC (validé) ou qui en est retiré (dévalidé) est ajouté/supprimé de la liste MML visible dans UniField au siège et synchronisé vers le bas à toutes les instances. Toute modification de la liste sera également mise à jour et synchronisée automatiquement.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> A. Introduction

Introduction

La Liste Standard Médicale (MSL) et la Liste Médicale Principale (MML) sont des éléments essentiels de la gestion des articles médicaux de MSF, y compris la gestion des commandes et des stocks. Bien qu’il existe de rares cas où des produits appartenant au type principal “LOG” figurent dans la MSL/MML, ces listes, qui sont principalement composées d’articles médicaux, contiennent la liste des produits validés par le OC.

Tous les niveaux de parties prenantes (activités, projets, missions et siège) peuvent être impliqués dans la création d’une MSL. Cependant, les données MSL et MML visibles dans UniField sont gérées dans un outil MSL qui est géré au niveau du siège. Cet outil a été développé et est géré par l’équipe SPINCO.

La liste des produits d’un projet MSL est constituée d'”ALPA” (liste standard pour chaque activité). Les ALPA de chaque projet sont consolidés pour former une MSL. Le niveau des “ALPA” ne sera pas visible dans UniField. Les MSL sont le niveau de détail le plus bas qui sera visible dans UniField.

Une MSL est toujours spécifique à un projet (instance UniField) ou à une coordination. Il n’y a qu’une seule version de MSL qui est “publiée” (active) par projet/instance. Lorsque tous les MSL d’une mission sont consolidés, on parle de “MSL de mission“. La MML représente tous les produits qui ont été “validés” par le OC.

Si un produit est “dévalidé”, il sera retiré du MML de l’OC et reflété dans les MSLs publiées mises à jour. Cependant, il peut y avoir un décalage dans le temps, ce qui signifie que la MSL le contiendra toujours jusqu’à la prochaine MSL publiée.

Restrictions

Certains produits sont considérés comme “validés” pour l’OC mais ne peuvent être utilisés que par certains projets ou missions restreints. Ils existent dans le MML de l’OC (et le MSL du projet) mais des “Restrictions” leur sont attribuées. Ces restrictions peuvent être des “restrictions de mission” (le produit est considéré comme validé pour tous les projets/instances relevant d’une mission spécifique) ou des “restrictions de projet” (le produit est considéré comme validé uniquement pour le projet/l’instance spécifié(e)).
Dans une instance, il est possible pour un produit d’être à la fois dans la MSL et dans la MML. Il est possible qu’un produit soit dans une MML mais pas dans la MSL. Il est possible qu’un produit ne figure ni dans la MSL ni dans la MML. Techniquement, il est possible qu’un produit soit dans la MSL mais pas dans la MML, si une MSL a été publiée mais que la MML a dévalidé le produit.
Les MML peuvent contenir tous les types de produits de type UniData : Standard, Non-Standard et Local Non-Standard. Ils ne peuvent pas contenir de produits HQ, ITC ou ESC ou de produits locaux (non UniData).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL

MML / MSL

A. Introduction

B. Produits MML

C. Comment activer/désactiver les Projets MSL

D. Produits MSL

E. Rapports MSL / MML

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.7 LU-SU2106: Rapport des Produits

LU-SU2106: Rapport des Produits

A. Rapport d’incohérence des produits – Numéro de Lot/ Date d’Expiration

B. Rapport  – Exporter Produits Supprimés

C. Suivi des Changements – Attributs et Prix Produits

D. Rapport d’Incohérences du statut des produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.6 LU-SU2105: Kits/Modules -> E. LU-SU2105 Comment créer une liste de composition

Comment créer une liste de composition (réelle) d’un kit

Aller sous : Produits > Kit – Gestion > Composition – Liste > Liste de composition d’un kit

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour lancer le processus.
2. Entrer le kit-produit créé précédemment ou le rechercher et le sélectionner dans la base de données en cliquant sur la loupe.
3. Rechercher la version du kit en cliquant sur la loupe puis sur pour insérer les produits identifiés dans le kit dont la liste est en cours de création.
4. Le champ « Date de création » contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.
5. Vous pouvez rajouter d’autres produits au kit par le biais d’une importation en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » et en suivant le processus d’importation, ou manuellement (voir opération précédente, « Comment créer une TKCL »).
6. Cliquer sur la disquette pour sauvegarder chaque ligne de produit.
   1. NB : Si l’un des composants d’un kit doit être géré par numéro de lot/date d’expiration, ces champs seront obligatoires dans la KCL du kit.
7. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton pour vous assurer que la date d’expiration du Kit est celle du produit qui expire le plus tôt
8. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer la liste de composition du kit.
9. Cliquer sur le bouton « Marquer comme finalisé » et le statut de la liste passera de « Brouillon » à « Terminé » (à ce stade le champs « Commentaire » peut encore être modifié).

Liste de composition d’un kit en mode Terminé

10. Au besoin, cette version de la composition du kit peut être exportée : dans le menu « Rapports », cliquer sur le lien « Exporter composition réelle de kit vers Excel » (ou sur « Kit Composition » pour obtenir une version PDF)

Fonction d’Export vers Excel d’une composition réelle de kit

Composition réelle d’un kit sous Excel

Version PDF d’une composition réelle d’un kit

Pour consulter les articles associés à un kit, aller sous : Produits > Kit – Gestion > Composition – Liste > Kit – Article d’une Composition

Une liste d’articles associés à la référence du kit s’affiche. Veuillez noter que cette liste n’est pas modifiable.

Liste réelle d’articles composant un kit

Le chapitre Approvisionnement explique la création de commandes pour des produits de type « Kit », ainsi que le remplacement d’un kit par ses composants lors de cette phase.

Le chapitre Entrepôt se concentre quant à lui sur la réception de kits, ainsi que les processus d’assemblage et de désassemblage de kits (voir chapitre Entrepôt – LUSU4204 – Gestion des Kits).

Déroulement des opérations relatives à des kits : utilisation des listes de composition (théoriques) de kits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.6 LU-SU2105: Kits/Modules -> D. LU-SU2105 Comment créer un import de Masse de Kit Théorique

Comment créer un import de Masse de Kit Théorique

Afin de pouvoir télécharger aisément de nombreux Kits Théorique, un outil d’Import de Masse de Kits Théorique a été developpé.

A partir du HQ, l’utuilsateur sera en mesure de télécharger un nombre important de de Kit Théoriques par import. Une fois créé au HQ et au status “terminé”, ces TKL pourront être synchronisés vers les missions au status Brouillon.

Aller à: Produits/ Kit – gestion / Import de Masse de Kit Théorique

1. Cliquer sur le bouton “Créer” pour débuter le processus.
2. Cliquer sur “Récupérer le modèle” pour obtenir un modèle du fichier d’import à mettre à jour.

Import de Masse de Kit Théorique

Modèle d’Import de Masse de Kit Théorique à metre à jour au HQ

1. Une fois le fichier modèle mis à jour (n’oubliez pas de mettre la Colonne « Actif » à “True”), cliquer sur « ajouter une pièce jointe » et joindre le fichier à importer
2. Cliquer sur “Importer le fichier”
3. Un message vous informera que l’import a été exécuté avec succès et que le TKL a bien été créé.
4. Aller au sous-menu “ Kit Théorique – Composition” et vérifier que le TKL a été créer en Brouillon.
5. Afin que le TKL soit bien synchronisé vers toutes les missions, son statut devra être “Terminé”.

Liste de composition d’un kit

Contrairement à une liste de composition théorique, la liste de composition d’un kit indique les produits qui composent réellement un kit.

Cette dernière peut être créée durant la phase de réception, à partir d’une livraison entrante ou après la commande d’un kit. Reportez-vous au chapitre Entrepôt, LUSU-4101 Livraisons entrantes, «  Comment réceptionner et ajouter une liste de composition d’un kit ».

Toutefois, certaines circonstances (désassemblage de kit) ou actions propres on à vos procédures exigent la création initiale d’une liste de composition d’un kit.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.6 LU-SU2105: Kits/Modules -> C. LU-SU2105 Comment créer une liste de composition théorique d'un kit

Comment créer une liste de composition théorique d’un kit

Aller sous : Produits > Kit – Gestion > Kit Théorique > Kit Théorique – Composition

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour lancer le processus.
2. Entrer le kit-produit créé précédemment ou le rechercher et le sélectionner dans la base de données en cliquant sur la loupe.
3. Entrer la version du kit : elle permet de faire la distinction entre les anciennes et nouvelles versions d’un même kit. Il peut arriver que certains articles d’un kit soient remplacés par des articles plus récents ou de qualité supérieure, sans que le nom du kit ne change. Une nouvelle version du même kit est ainsi créée, au lieu d’une nouvelle TKCL. Quelle que soit la TKCL, le système demande automatiquement quelle version doit être utilisée.
4. Le champ « Date de création » contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

Composition théorique d’un kit

5. Ajouter les produits au kit par le biais d’une importation en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » et en suivant le processus d’importation, ou manuellement :

5A: Ajouter les produits manuellement:

5.1 Cliquer sur le bouton « Créer » pour afficher une ligne d’article du kit théorique.

5.2 Entrer le numéro du module.

5.3 Entrer le nom du produit ou le rechercher et le sélectionner en cliquant sur la loupe.

5.4 Entrer la quantité de produit requise dans chaque kit, puis contrôler l’UdM.

5.5 Cliquer sur la disquette en fin de ligne pour sauvegarder les informations sur ce produit et poursuivre l’opération en ajoutant de la même manière tous les autres produits pertinents et les informations les concernant.

5B: Ajouter les produits par le biais d’une importation d’une TKCL

La nouvelle TKCL peut contenir des produits venant d’autres TKCLs existantes, en les important directement en cliquant sur le bouton Importer les produits depuis une autre version. Les produits seront ajoutés dans la nouvelle TKCL et peuvent être supprimés depuis d’écran ou également d’autres produits peuvent y être ajoutés directement sur l’écran.

1. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer la composition théorique du kit.
2. Une fois cette composition terminée, cliquer sur le bouton et le statut passera de « Brouillon » à « Terminé ».

Bouton de finalisation de la création de la liste de composition d’un kit

1. Au besoin, cette version de TKCL peut être exportée. Pour ce faire, cliquer sur le lien « Export Excel de la Composition Kit » dans le menu « Rapports ».

Exporter une liste de composition d’un kit

Vous pouvez en avoir une version PDF en cliquant sur

Aussi, si vous souhaitez vérifier quels produits sont associés à quelle TKCL Aller à: Produits/ Kit -Gestion/ Kit Théorique/ Kit Théorique – Article

Une liste de produits srea affichée avec leur reference de kit associée. Veuillez noter que ces lignes ne sont pas modifiables.

Kit Théorique – Article