Author: uf_admin

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30209 Actions sur les entrées des registres

LUFI-30309 Actions sur les entrées des registres

LU Introduction

En fonction de leur statut, les entrées de registres peuvent être modifiées et supprimées.

Comment modifier et supprimer des entrées directes en mode brouillon et Temp

Les entrées directes en mode brouillon et Temp peuvent être modifiées et supprimées. Cliquez sur le crayon et modifiez les champs pertinents.

Pour supprimer une entrée directe, cliquez sur la croix rouge . La suppression des entrées comptabilisées temporairement entraîne également celle des écritures des journaux qui y sont associées ainsi que des entrées synchronisées avec d’autres instances.

Les entrées directes en mode brouillon et Temp peuvent être modifiées et supprimées en utilisant les boutons appropriés

Comment modifier et supprimer des factures directes comptabilisées temporairement

La validation d’une facture directe crée automatiquement dans le registre une entrée de paiement à un compte de dettes fournisseurs comptabilisée temporairement. Étant donné que la facture directe est encore en mode brouillon, la modification peut avoir lieu à même les lignes de facture (description, produit, prix, quantité, compte, AA).

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Localisez la ligne de registre se rapportant à la facture directe importée qui doit être corrigée. Cliquez sur l’icône des factures.

Ouverture d’une facture directe à partir des registres

2. Une fenêtre affiche la facture directe en mode brouillon. Les lignes de facture peuvent être modifiées ou supprimées. Ci-dessous, nous souhaitons changer le prix unitaire pour lui attribuer la valeur 6.00. Après l’application des corrections, cliquez sur Calculer le Total, puis sur Valider.

Modification du prix unitaire d’une facture directe en mode brouillon

3. La ligne d’écriture est actualisée.

Le montant du registre est actualisé

Si vous devez supprimer la facture directe en statut Temp, sélectionnez sur la ligne de registre.

Suppression d’une facture directe en statut Temp dans un registre

Comment modifier des chèques importés dans un registre de banque et comptabilisés temporairement

Si un chèque erroné a été importé dans le registre de banque et se trouve en statut Temp, il suffit de supprimer l’entrée du registre et de corriger le chèque importé.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Banque

1. Ouvrez le registre de banque en mode édition. Localisez l’entrée de registre qui a été importée de manière erronée. Cliquez sur la croix rouge pour supprimer.

Suppression du chèque importé par erreur

2. Le chèque erroné est supprimé du registre de banque. Cliquez sur Importer Chèques. Vous constaterez que le chèque erroné peut à nouveau être importé. Sélectionnez le chèque adéquat.

Sélectionnez le chèque adéquat.

Comment dupliquer des entrées de registre

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Sélectionnez le registre où l’entrée à dupliquer est enregistrée.
2. Cliquez sur l’icône située sur la ligne d’entrée que vous souhaitez dupliquer.

La ligne de registre est dupliquée.

Duplication d’une écriture existante

Les informations analytiques sont également dupliquées. Si nécessaire, modifiez la nouvelle entrée.

Comment afficher l’allocation analytique d’une entrée de registre

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Localisez le registre dont vous souhaitez afficher l’allocation analytique.
2. Cliquez sur l’icône .

La loupe permet d’afficher la fenêtre des lignes d’écriture analytiques

La fenêtre des lignes d’écriture analytiques s’affiche.

Fenêtre de recherche des lignes d’écritures analytiques

Mise à jour de l’onglet [Responsable] d’un registre projets en Coordination :

Il y a une fenêtre d’action dans le panneau droit des registres appelée “Modifier le responsable du registre” : nous avons donné les droits à cette fenêtre d’action uniquement au groupe “Fin_coordo”.

Un assistant est affiché pour ajouter ou supprimer des utilisateurs du champ Responsable du registre de projet. Les résultats mettent à jour l’onglet responsable dans le registre en Coordination mais ne seront pas synchronisés.

Cela permettra aux utilisateurs de la coordination d’aider durant la revue des registres des projets en cas de charge de travail importante.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30208 Entrées de registres et comptabilisation dans les journaux

LUFI-30308 Entrées de registres et comptabilisation dans les journaux

LU Introduction

Lors de la création d’une ligne de registre, le statut est en mode brouillon. Vous pouvez la réviser et la comptabiliser temporairement dans les journaux en attendant l’approbation définitive. La ligne de registre bascule en mode Temp dans le registre et les écritures des journaux correspondantes qui ont été créées sont non comptabilisées dans les journaux. La comptabilisation définitive de la ligne de registre Temp modifie son mode : elle bascule en mode comptabilisé définitivement (Hard) dans le registre et les écritures des journaux sont aussi comptabilisées définitivement.

Comment comptabiliser temporairement des entrées de registre

UniField vous permet de comptabiliser temporairement une écriture de registre individuellement en utilisant le bouton situé sur la ligne de l’écriture. Vous pouvez également comptabiliser temporairement des écritures multiples en les regroupant.

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Localisez le registre dans lequel les écritures à comptabiliser temporairement ont été inscrites.
2. Cliquez sur le bouton pour retrouver les écritures en mode brouillon enregistrées dans votre registre.

Une liste d’écritures en mode brouillon apparaît.

Cochez la case de l’écriture pour la sélectionner.

Assistant {Rechercher : Comptabilisation temporaire} et possibilité aussi de

Allez sur {Actions} dans le menu de droite et cliquez sur {Comptabilisation Temporaire} ou cliquez sur {Comptabilisation temporaire de Toutes Les Ecritures}

Confirmation de l’action {Comptabilisation temporaire}

Confirmation de l’action {Comptabilisation temporaire de Toutes Les Ecritures}

Confirmez l’action en sélectionnant {Comptabilisation Temporaire}

La fenêtre se ferme. Les écritures du registre sont enregistrées temporairement. Un utilisateur autorisé peut encore les modifier et les supprimer dans le registre. Les écritures sont devenues des écritures comptables et s’affichent désormais dans les journaux comme des lignes d’écriture comptables valides mais non comptabilisées.

Écritures du registre comptabilisées temporairement

Pour consulter les entrées créées dans les {Lignes d’écriture comptables} :

Dans le module {Écritures comptables}, sélectionnez {Lignes d’écriture comptables}. La fenêtre de recherche des {Lignes d’écriture comptables} s’affiche. Nous pouvons visualiser la transaction comptabilisée temporairement dans le registre de caisse et reflétée par une écriture comptable à double entrée, non comptabilisée mais valide en devise d’enregistrement et fonctionnelle.

Vue {Lignes d’écriture comptables} affichant les lignes d’écriture non comptabilisées correspondant à la ligne de registre comptabilisée temporairement

Comment comptabiliser définitivement des entrées de registre

UniField vous permet de comptabiliser définitivement une écriture de registre individuellement en utilisant le bouton situé sur la ligne de l’écriture. Vous pouvez également comptabiliser définitivement des écritures multiples en les regroupant.

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Localisez le registre dans lequel les écritures à comptabiliser temporairement ont été inscrites.
2. Cliquez sur pour retrouver ces écritures temporaires.

Une liste d’écritures temporairement comptabilisées et en mode brouillon s’affiche

Cochez les cases des écritures.

A noter que les entrées en état brouillon seront toujours les premières de la liste.

Assistant {Rechercher : Comptabilisation définitive}

Allez sur {Actions} dans le menu de droite et cliquez sur {Comptabiliser}

Confirmation de l’action {Comptabilisation définitive des écritures qu’on voir sur la liste affichée}

Confirmation de l’action {Comptabilisation définitive de Toutes Les Ecritures -même si on ne les vois pas sur la l’affichage}

Confirmez l’action en sélectionnant {Comptabiliser}.

La fenêtre se ferme. Les écritures sont maintenant comptabilisées définitivement. Elles apparaissent dans les {Lignes d’écriture comptables} comme valides ET comptabilisées.

Entrées d’un registre comptabilisées définitivement

Dans le module {Écritures comptables}, sélectionnez {Lignes d’écriture comptables}. La fenêtre de recherche des {Lignes d’écriture comptables} s’affiche. Nous voyons des écritures comptables à double entrée, par transaction, comptabilisées ET valides en devise fonctionnelle et d’enregistrement.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30207 Factures directes

LUFI-30307 Factures directes

LU Introduction

Autre type de paiement au sein d’UniField : la facture directe. Le service Finance peut créer une facture directe : il s’agit d’une facture autonome dans le module {Comptabilité}, qui peut être créée à partir des registres de caisse, de banque ou de chèques.

Il est important de rappeler que les éléments repris sur les factures directes n’auront pas d’incidence sur le niveau de stock enregistré dans UniField tout comme une facture fournisseur standard car le processus d’achat n’est pas initié par Supply.

Comment créer une facture directe

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre dans lequel vous souhaitez enregistrer le paiement d’une facture directe. N’oubliez pas de sélectionner le registre ayant la devise adéquate.
2. Sélectionnez le bouton {Facture Directe}.

Registre de banque et bouton {Facture Directe}

Une fenêtre {Facture Directe Fournisseur} apparaît.

1. Complétez les champs en sélectionnant un fournisseur et une date de document. Les dates de comptabilisation et de document dans le registre sont établies à la date du jour par défaut, mais elles peuvent être modifiées. Le cas échéant, insérez une autre valeur. Notez toutefois que le numéro de facture sera automatiquement utilisé dans les références des entrées des journaux des achats et des liquidités.
2. Dans l’onglet des factures, cliquez sur {Créer} pour créer des lignes de facture.
3. Choisissez un produit ou un compte. Si vous choisissez un produit, le champ COMPTE est complété automatiquement (rappelez-vous que cela n’a pas d’incidence sur les stocks). Introduisez une description (à ce sujet, consultez vos procédures spécifiques).
4. Sauvegardez la ligne.
5. Affectez la charge à une dimension analytique en cliquant sur l’assistant analytique : la destination est complétée par défaut sur la base du code de compte, mais elle peut être modifiée.

Création d’une {Facture directe fournisseur} et bouton de distribution analytique

1. Cliquez sur le bouton {Valider}.

La facture directe est créée dans le registre avec un statut Temp, mais le statut de la facture est toujours en mode brouillon. Le montant total de la facture est enregistré sur le compte 30020 {Dettes fournisseurs}. Un numéro de facture fournisseur est créé.

L’entrée de registre est créée en mode Temp lorsque la facture directe est validée

La facture est en mode brouillon et comporte une référence (ou un numéro de référence)

Dans les journaux, les entrées sont créées en même temps que les éléments « Non comptabilisés » :

Dans le journal des achats :

• Crédit à 30020 Dettes fournisseurs
• Débit du compte de charges

Dans le journal des liquidités :

• Crédit au compte de caisse si la facture a été payée en espèces
• Débit de 30020 Dettes fournisseurs

Écritures du journal non comptabilisées générées lors de la validation d’une facture directe. La référence de la facture équivaut à la référence d’enregistrement des écritures des journaux des achats et des liquidités.

Si vous devez modifier, recalculer le total ou réviser la facture avant de valider la ligne de registre, cliquez sur , apportez les modifications et validez la facture. La ligne de registre et les écritures des journaux seront automatiquement actualisées.

Lorsque vous comptabilisez définitivement la ligne de registre, elle bascule en mode comptabilisé définitivement. La facture bascule en statut « Payé » et les écritures des journaux en « Comptabilisé ». Les entrées du compte 30020 sont lettrées automatiquement.

Écriture de registre d’une facture directe comptabilisée définitivement

Facture directe payée

Écritures des journaux comptabilisées lorsqu’une ligne de registre d’une facture directe est comptabilisée définitivement. Le compte Dettes fournisseurs est lettré.

Mode de la ligne de registre	Mode de la facture directe	Mode de l’écriture comptable
Temp	Brouillon	Non comptabilisé
Comptabilisé	Payé	Comptabilisé

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30206 Entrées de chèques importées dans un registre de banque

LUFI-30306 Entrées de chèques importées dans un registre de banque

LU Introduction

Lors de l’émission d’un chèque, il vous suffit de créer une seule écriture dans le registre de chèques, sous le compte approprié. Lorsque cette écriture sera comptabilisée temporairement, elle déclenchera la création d’une double écriture comptable dans les journaux financiers : une écriture au crédit du compte {10210, Chèques en attente de paiement} et une autre au débit du compte de charges.

Une fois que la banque a confirmé l’encaissement du chèque (au travers du relevé bancaire qu’elle envoie), vous pouvez importer l’entrée du registre de chèques dans le registre de banque correspondant. Ce n’est qu’à ce moment que le solde du compte bancaire s’en verra modifié. Ce système permet à MSF d’effectuer des enregistrements plus précis des liquidités de chaque compte bancaire à des moments spécifiques.

UniField effectue automatiquement le lettrage de l’entrée du registre de chèques avec celle du registre de banque. Une fois qu’un chèque est lettré, il reste affiché en tant que tel dans le registre de chèques correspondant. Si un chèque n’a pas été encaissé à la fin du mois, le registre de chèques peut tout de même être clôturé (avec un chèque en mode ouvert). Le chèque pourra toujours être importé dans le registre de banque au cours des mois suivants.

Comment importer des chèques dans un registre de banque

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Banque

1. Ouvrez le registre de banque associé.
2. Cliquez sur {Importer Chèques}.
3. Cliquez sur {Ajouter}.
4. Dans la fenêtre de {Recherche Lignes d’écriture comptables} sélectionnez les chèques encaissés et cliquez sur {Sélectionner}. Si vous ne parvenez pas à trouver un chèque dans la liste, il se peut qu’il n’ait pas été comptabilisé définitivement, que sa devise soit différente de celle du registre, qu’il n’ait pas été introduit dans le registre de chèques ou que ce dernier ait été associé à un registre de banque erroné.

Sélection de chèques à importer

1. Les chèques sélectionnés apparaissent dans la section supérieure de l’assistant {Import Chèques}. Introduisez-la {Date du document} et la {Date de comptabilisation} qui seront appliquées à tous les chèques de la liste.
2. Sélectionnez le bouton {Importer}
3. Les chèques sélectionnés apparaissent dans la section inférieure de l’assistant {Importer Chèques}. Ici vous pouvez modifier les chèques importés en cliquant sur pour changer la {Date du document} et/ou la {Date de comptabilisation} à la date à laquelle le chèque a été effectivement encaissé.
4. Cliquez sur OK et sauvegardez

Les lignes d’écriture du chèque sont créées comme entrées comptabilisées temporairement dans le registre de banque.

1. Paiement par chèque fournitures de bureau : mouvements de débit sur le compte de charge, 61220 et de crédit sur {Chèques en attente de paiement, 10210}. Lettrage automatique sur le compte {Dettes fournisseurs, 30020} et référence de lettrage unique associée {HQ-4}, puisqu’il s’agissait d’une entrée directe.
2. Le compte de chèque n’est pas encore lettré.

Mouvements comptables dans les journaux

1. Chèque lettré lorsque l’entrée est comptabilisée définitivement dans le registre de banque : mouvements de crédit sur {Argent en banque, 10200} et de débit sur {Chèques en attente de paiement, 10210} et référence de lettrage unique associée {M1-6}.

Chèque comptabilisé et lettré

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres ->  LUFI-30205 Enregistrement des entrées directes 

LUFI-30305 Enregistrement des entrées directes

LU Introduction

Les Entrées directes permettent à l’équipe Finance d’enregistrer une entrée directement dans le registre. L’utilisateur sélectionne le compte financier approprié. Les entrées directes sont utiles lorsque le service Finance paie des marchandises ou des services qui n’ont pas été achetés par le service Logistique. Les entrées en partie double sont automatiquement créées dans les journaux de liquidités lorsque l’entrée est comptabilisée temporairement ou définitivement.

Comment enregistrer des entrées directes dans un registre

(La procédure est identique pour enregistrer des écritures dans les registres de caisse ou de banque, vous devrez en revanche saisir en plus un numéro de chèques pour une entrée enregistrée dans un registre de chèques)

Sélectionnez : Comptabilité/ Registres

1. Localisez le registre dans lequel vous voulez inscrire votre dépense. Dans cet exemple, nous utiliserons un registre de caisse, mais les registres de banque et de chèques fonctionnent de manière identique.
2. Cliquez sur le crayon d’édition  pour en ouvrir le formulaire.
3. Dans le champ {Transactions en espèces}, cliquez sur {Créer} pour créer une nouvelle ligne d’écriture.

Création d’une ligne de registre

4. Les champs bleus sont obligatoires, les blancs sont optionnels et les gris en lecture seule. Complétez-les comme suit :

Pensez à vérifier la date et la période ! Par exemple, si vous créez puis ouvrez un registre en mars et qu’ensuite, vous y introduisez des transactions datant de février (import de facture), vérifiez la date de comptabilisation, établie par défaut à la date du jour.

Si vous effectuez un paiement au travers du registre de chèques, vous devrez indiquer le numéro du chèque. Ce champ est obligatoire.

Le numéro de chèque est un champ obligatoire

En sélectionnant {COMPTE} et en saisissant les premiers numéros du code ou un mot clé dans le champ de description, UniField affiche les options correspondant à votre recherche (voir ci-dessous). Lorsque vous passez votre souris sur les résultats la totalité de la description s’affiche.

Entrée de valeurs pour rechercher un code comptable dans le champ {COMPTE}

Vous pouvez également cliquer sur la loupe pour ouvrir l’assistant {Rechercher Plan de Comptes} et sélectionner le code recherché. Les comptes sont affichés par ordre numérique. Pour sélectionner uniquement les comptes de charges, introduisez 6 dans le filtre (voir ci-dessous).

Assistant {Rechercher Plan de Comptes}

Lorsque vous sélectionnez {Tiers}, vous pouvez saisir une partie du nom. UniField affichera les résultats de la recherche comme indiqué ci-dessous. Lorsque vous passez votre souris sur les résultats la totalité de la description s’affiche. Le champ {Tiers} est facultatif pour certaines entrées, mais obligatoire pour d’autres.

Entrée de valeurs pour rechercher le nom d’un partenaire dans le champ {TIERS}

Assistant {Rechercher Partenaires}

1. Sauvegardez en cliquant sur l’icône de disquette ou sur la touche Entrée. L’entrée s’affiche en mode Brouillon. Si vous avez sélectionné un compte de charges, le bouton s’affiche et l’entrée est indiquée en rouge. Une écriture rouge indique que l’allocation analytique n’a pas été effectuée ou n’a pas été choisie de façon appropriée.
2. Cliquez sur le bouton pour ouvrir l’assistant {Allocation analytique}
3. Sélectionnez {Créer} dans l’assistant pour créer une nouvelle allocation. La destination est complétée par défaut.

Assistant {Allocation analytique}

1. Sélectionnez une {Destination}, un {Centre de coûts} et un {Pool de financement}. Si vous connaissez le code, saisissez-le. Sinon, cliquez sur la loupe pour le trouver.
2. Sauvegardez la ligne d’allocation en cliquant sur l’icône de disquette
3. Cliquez sur en bas de l’écran à droite pour sauvegarder l’allocation analytique et fermer la fenêtre.

L’allocation est effectuée; l’écriture apparaît maintenant en noir. La ligne d’écriture est en mode brouillon.

Entrée directe créée en mode Brouillon dans un registre de caisse. Pas de mouvements comptables.

Allons plus loin : la comptabilisation temporaire d’une entrée directe entraînerait la création des entrées suivantes dans le journal des liquidités :

Charge vers caisse

Entrée directe temporaire dans le registre de caisse

Charge vers caisse dans le journal des liquidités

La comptabilisation définitive d’une entrée directe entraînerait la création des entrées suivantes dans le journal des achats :

Compte fournisseur vers compte fournisseur

Entrée directe définitive dans le registre de caisse

Écritures comptables correspondantes , compte fournisseur lettré une fois que l’entrée est comptabilisée définitivement dans le registre

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Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30204 Registres de banque

LUFI-30304 Registres de banque

LU Introduction

Les registres de banque sont utilisés pour l’import de l’ensemble des paiements par chèques à partir du registre de chèque et pour l’enregistrement des paiements bancaires ne portant pas sur des chèques. Par exemple, les virements ou les entrées de frais bancaires peuvent être ajoutés (manuellement) directement dans le registre de banque ainsi que l’import de facture.

En-têtes d’une fiche de registre

De nombreuses fenêtres du registre de banque sont similaires à celles des registres de caisse et de chèques. Toutefois, le registre de banque comporte certaines informations spécifiques.

Enfin, en bas du formulaire vous pouvez visualiser les champs suivants :

RAPPORTS ASSOCIÉS AU REGISTRE DE BANQUE

Le menu Rapports sur la droite contient des rapports qui peuvent être exécutés dans les Registres de banque.

Pour plus d’informations sur les rapports bancaires, voir le chapitre 5 d’UniField « Recherche, correction et clôture de fin de mois».

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30203 Registres de chèques

LUFI-30303 Registres de chèques

LU Introduction

Un registre de chèque doit être associé à chaque registre de banque comportant un chéquier physique. Le registre de chèques a été créé pour établir une distinction entre le moment où le chèque est émis et le moment où il est encaissé/décaissé dans/de votre compte bancaire.

Au sein du système, un registre de chèques est lié à un registre de banque au moment de la création.

Lors de la création d’une entrée de chèque, le numéro de chèque des chèques physiques doit être enregistré. À défaut, la sauvegarde est impossible.

En outre, le système vérifie le numéro de chèque afin de s’assurer qu’il n’a pas été dupliqué.

L’utilisateur tente d’enregistrer un paiement par chèque au moyen d’un numéro de chèque déjà introduit. Voici le message d’erreur qu’il obtient.

UniField ne permet pas l’enregistrement d’entrées multiples sous le même numéro de chèque, par exemple dans le cas où l’utilisateur souhaiterait créer des entrées multiples pour différentes charges payées par le même chèque ; toutefois ce contrôle n’est pas bloquant et l’utilisateur peut remodifier le numéro de chèque une fois la ligne de registre créée (et utiliser un numéro de chèque existant). L’utilisateur doit dupliquer l’entrée de chèque et la modifier ou utiliser le bouton des paiements en attente.

Lorsque vous recevez le relevé bancaire confirmant que le chèque a été encaissé, importez l’entrée de chèque dans le registre de banque. Voir LUFI-30206 Entrées de chèques importées dans un registre de banque.

En-têtes d’une fiche de registre

De nombreuses fenêtres du registre de chèques sont similaires à celles des registres de caisse et de banque. Toutefois, le registre de chèques comporte certaines informations spécifiques.

Lorsqu’un chèque a été importé dans le registre de banque, un lettrage (ou une correspondance) est établi avec l’entrée du registre de banque. Le lettrage d’un chèque signifie que celui-ci a été décaissé/payé du compte bancaire. La fenêtre des chèques vous permet d’afficher tous les chèques. Pour identifier rapidement les chèques qui n’ont pas été lettrés, utilisez le champ {Type d’affichage} et sélectionnez {Uniquement Chèques en attente d’encaissement}. Cela permet d’afficher les chèques qui n’ont pas été importés ET les chèques importés qui n’ont pas encore été comptabilisés définitivement.

Modification de l’affichage du registre de chèques

Champs de la partie inférieure d’une fiche de registre de chèques

RAPPORTS ASSOCIÉS AU REGISTRE DE CHÈQUES

Le menu Rapports sur la droite contient des rapports qui peuvent être exécutés dans les Registres de chèques.

Pour plus d’informations sur ces rapports, voir le chapitre 5 d’UniField « Recherche, correction et clôture de fin de mois ».

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30202 Registres de caisse

LUFI-30302 Registres de caisse

LU Introduction

Maintenant que vous connaissez le concept de registre, consultons les différents champs et boutons disponibles sur un formulaire de registre de caisse. Dans la fenêtre de recherche {Registres de caisse}, cliquez sur le crayon du registre que vous souhaitez ouvrir pour accéder à sa fiche. Les champs en en-tête s’affichent de la manière suivante :

En-têtes d’une fiche de registre de caisse

Veuillez noter que l’ensemble de ces sujets seront abordés en détail dans les sections spécifiques relatives à leur utilisation.

Le milieu du formulaire comprend trois (3) onglets : {Transactions en espèce}, {Caisse} et {Responsable}.

Dans {Transactions en espèces} vous pouvez enregistrer des écritures manuellement ou à travers l’import de lignes de facture reflétant les entrées et sorties en espèces de votre caisse.

Onglet {Transactions en espèce}

Dans l’onglet {Caisse} vous pouvez effectuer des comptages de caisse périodiques pour vérifier si le solde de la caisse dans UniField est bien identique à celui de votre caisse physique.

Onglet {Caisse}

L’onglet {Responsable} reprend la liste des utilisateurs autorisés à accéder au registre.

Onglet {Responsable}

Enfin, en bas du formulaire vous pouvez visualiser les champs suivants :

Champs et boutons de bas de page d’un formulaire de registre de caisse

ATTENTION !

Le bouton {Fermer le Registre} ne doit être utilisé que lors de la fermeture du registre en fin de période. Il n’annule pas le registre. La fermeture d’un registre est irréversible.

RAPPORTS ASSOCIÉS AU REGISTRE DE CAISSE

Le menu Rapports sur la droite contient des rapports qui peuvent être exécutés dans les Registres de caisse.

Inventaire de Caisse	Rapport de comptage de caisse au format PDF indiquant le solde d’ouverture, le solde calculé théorique
Avances ouvertes	Dans le cadre du suivi d’avances en espèces au personnel relatives à des achats effectués dans UniField en utilisant le compte 13000 Avances de fonctionnement, ce rapport indique les avances qui n’ont pas été apurées ; actuellement, cette fonction n’est pas utilisée par l’OCA.
Point de Trésorerie	Fichier CSV de chaque registre indiquant le solde du registre et le solde calculé théorique.
Rapport complet	Fichier Excel indiquant toutes les entrées d’un registre, y compris la ventilation des lignes de facture des factures importées ou les détails des retours d’avances. Ce rapport fournit des détails complets permettant de recouper les reçus et les factures papier.

Pour plus d’informations, veuillez vous référer au chapitre 5 d’UniField « Recherche, correction et clôture de fin de mois».

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres -> LUFI-30201 Statuts des entrées de registre.

LUFI-30301 Statuts des entrées de registre

LU Introduction

UniField gère trois types de statuts d’entrées de registre :

Elles peuvent être modifiées et supprimées, mais ne comportent pas encore de numéro de séquence.

Seules les écritures en brouillon vous offrent la possibilité de supprimer en masse les écritures brouillons comme suit : • Dans le registre, allez dans le menu de droite, sous “Actions”, cliquez sur “Lignes du registre”.

• Entrées en mode brouillon : Lors de leur création, les entrées de registre directes sont enregistrées en mode brouillon. Elles ne sont créées que dans le registre, ne sont pas comptabilisées et n’existent pas dans les journaux. 
• • Dans la “Vue de recherche”, activez le bouton “Brouillon”, sélectionnez toutes les lignes brouillons et cliquez sur le bouton “Supprimer”, toutes les lignes seront supprimées.

• Écritures comptabilisées temporairement : Ces entrées sont créées dans le registre et un numéro de séquence leur est attribué. Elles sont reflétées dans les journaux correspondants et prises en compte dans le calcul des soldes des comptes correspondants (double entrée). Elles peuvent être modifiées et supprimées. La comptabilisation temporaire signifie qu’un utilisateur autorisé valide l’écriture comptable. Il peut le faire individuellement ou en regroupant plusieurs entrées.

• Écritures comptabilisées définitivement : Les écritures sont enregistrées dans le registre. Elles sont reflétées dans les journaux financiers et analytiques correspondants et prises en compte dans le calcul des soldes des comptes correspondants (double entrée). Elles ne sont plus modifiables sauf via une correction comptable effectuée par un utilisateur autorisé. Celui-ci peut faire basculer les écritures en mode comptabilisé une par une ou en les regroupant.

Le tableau ci-dessous résume l’impact du statut des écritures d’un registre sur la création d’une écriture comptable dans un journal financier et sur la possibilité de les modifier.

Correspondance entre le  statut des écritures dans un registre et celui des écritures dans les journaux

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.3 Paiements et Registres.

LUFI-30301 Statuts des entrées de registre
LUFI-30302 Registres de caisse.
LUFI-30303 Registres de chèques
LUFI-30304 Registres de banque
LUFI-30305 Enregistrement des entrées directes
LUFI-30306 Entrées de chèques importées dans un registre de banque.
LUFI-30307 Factures directes.
LUFI-30308 Entrées de registres et comptabilisation dans les journaux
LUFI-30309 Actions sur les entrées des registres

FINANCE : PAIEMENTS ET REGISTRES

Les registres sont utilisés pour encoder toutes les écritures comptables associées à des mouvements de liquidités. Ces entrées sont appelées lignes de registre. Les registres sont utilisés chaque fois qu’un mouvement de liquidités se produit.

Chaque fois qu’une ligne de registre est effectuée sur un compte de charges ou de revenus, une allocation analytique doit être opérée. Cette action s’effectue par le biais du bouton d’allocation analytique situé au niveau de la ligne de registre.

Les transactions suivantes peuvent être effectuées dans les registres :

• Dépenses directes
• Factures directes en utilisant le bouton de facturation directe
• Garanties ou dépôts
• Acomptes à un fournisseur, en associant un PO à l’acompte
• Transferts internes
• Paiements des factures fournisseurs en utilisant le bouton des paiements en attente
• Inventaire de caisse et réconciliation bancaire
• Avances de fonctionnement en utilisant le bouton de clôture d’avance opérationnelle

Les registres de caisse et de banque doivent être réconciliés à la fin de chaque période/mois. Tous les registres doivent être clôturés en fin de période et créés à nouveau pour la période suivante. Tous les registres existants créés pour la nouvelle période sont complétés par un solde initial correspondant automatiquement au solde de clôture de la période précédente.

Les utilisateurs ont la possibilité de travailler sur plusieurs périodes à la fois, puisque l’ouverture d’un registre pour une période n’est pas conditionnée par la clôture de la période précédente.

En revanche, le journal des liquidités associé au registre reste ouvert indéfiniment, tant que la caisse physique et les comptes bancaires sont utilisés.

Enfin, la vue Rechercher affiche une liste de registres de banque comme indiqué dans la figure ci-dessous. Vous pourrez utiliser une série de filtres pour extraire aisément le registre dans lequel vous souhaitez enregistrer des écritures.

Vue Rechercher et filtres associés