Dans le cadre de certaines missions, des avances de sécurité devront être accordées au personnel expatrié ou national. On suppose que ces avances seront restituées lorsqu’elles ne seront plus nécessaires.
Comment enregistrer une avance de sécurité
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert sortant.
Cliquez sur {Créer} pour créer une ligne d’écriture
Complétez la ligne. Dans le champ {COMPTE} choisissez le compte {Enveloppes de sécurité}. Sélectionnez l’employé approprié dans le champ {PARTENAIRE}.
Sauvegardez cette écriture.
Comptabilisez cette entrée définitivement. L’assistant Retour d’avance s’affiche.
Une fois les fonds restitués, localisez votre entrée en utilisant le bouton Liste des Avances Ouvertes.
Sélectionnez l’assistant Retour d’avance.
La fenêtre Retour d’avance s’affiche.
Si l’avance n’est pas restituée intégralement, complétez le Montant du retour d’Avance ; sinon, laissez la valeur 0.00.
Complétez le champ Avance supplémentaire si l’employé a dû utiliser des fonds de sa poche.
Si l’avance est restituée avec une facture, vous pouvez enregistrer une facture fournisseur et l’importer en utilisant la loupe. Sélectionnez ensuite le bouton Ajouter facture. L’enregistrement de la restitution peut également être effectué en introduisant manuellement les lignes Retour d’avance en cliquant sur {Créer} dans la section des Lignes d’avance.
Le cas échéant, introduisez un partenaire. Nous expliquerons ci-dessous les mouvements comptables qui ont lieu selon que vous complétiez ce champ ou non.
Affectez la charge à des comptes analytiques.
Cliquez sur OK.
L’assistant Retour d’avance crée une seconde entrée pour lettrer l’avance initiale et enregistrer la charge dans le registre.
Les entrées ont été lettrées automatiquement. Voici ce qui s’affiche dans les journaux des liquidités :
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Avance accordée
Argent en caisse
10100
100
Compte de l’avance
13010
100
M1-17
Avance restituée
Compte de charges
61200
95
Argent en caisse
10100
5
Compte de l’avance
13010
100
M1-17
Dettes fournisseurs
30020
95
M1-16
Dettes fournisseurs
30020
95
M1-16
Mouvements comptables lorsque le champ PARTENAIRE est complété lors de l’enregistrement de la restitution d’une avance (Plan comptable OCG)
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Avance accordée
Argent en caisse
10100
356
Compte de l’avance
13010
356
M1-18
Avance restituée
Compte de charges
61200
350
Argent en caisse
10100
6
Compte de l’avance
356
M1-18
Mouvements comptables lorsque le champ PARTENAIRE est vide lors de l’enregistrement de la restitution d’une avance (Plan comptable OCG. Il n’y a, bien entendu, pas de mouvements sur le compte Dettes fournisseurs
Les transferts monétaires internes s’effectuent à partir de tout type de registre (de banque, de caisse ou, occasionnellement, de chèques). Ils se composent de deux entrées : l’une dans le registre d’origine (d’envoi) et l’autre dans le registre de destination (de réception). Exemple : un transfert du coffre principal de la coordination vers le coffre principal d’un projet. Ces transferts peuvent utiliser la même devise ou deux devises différentes.
Côté émission, le {Tiers} est le journal recevant les liquidités. Côté encaissement, le tiers est le journal de caisse remettant les liquidités.
Un lettrage manuel doit être effectué sur le compte de transfert interne. En ce qui concerne les transferts de projets à la coordination, c’est cette dernière qui effectue le lettrage au sein de l’instance de coordination. Au niveau du projet, les entrées du compte de transfert ne sont pas régularisées, puisque les entrées du bilan de la coordination ne sont pas synchronisées avec les instances de projet.
Les pertes/gains de change sont automatiquement calculés et enregistrés dans le journal {Ajustement de change, Currency Adjustment} si le transfert interne côté décaissement est enregistré sous une période différente de celle du côté encaissement ou si le taux de change est différent de celui du système.
NB : Imaginons que vous deviez retirer des espèces à la banque en utilisant un chèque. Veuillez vérifier la procédure de votre OC pour établir si vous devez enregistrer le montant sortant à partir du registre de banque ou de chèques et ajustez le tiers dans le registre de caisse en conséquence.
Comment enregistrer un transfert interne dans la même devise
Côté décaissement
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant. Les transferts internes sont enregistrés de la même façon dans chaque type de registre.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette entrée.
L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.
Côté encaissement
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne de liquidités reçu.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal de caisse à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal de caisse. Sauvegardez cette entrée.
L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.
Comment enregistrer un transfert interne avec change de devise
En ce qui concerne les transferts avec change de devise, il n’est pas obligatoire de connaître le montant qui sera perçu par l’autre côté au moment de la comptabilisation.
Côté décaissement
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant.
Créez et complétez une ligne de registre en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette écriture.
Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant réel reçu en devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField. Rappel : il n’est pas obligatoire de saisir cette valeur. Si vous ne disposez pas de l’information, laissez le champ vide.
Cliquez sur l’icône pour enregistrer manuellement la valeur en devise au taux de change local.
Un assistant {Transfert avec changement de devise} s’affiche
Assistant {Transfert avec changement de devise} côté décaissement, facultatif
Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur reçue en devise locale.
Validez et sauvegardez votre écriture.
L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.
Côté encaissement
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne reçu.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette écriture.
Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant envoyé dans l’autre devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField.
Cliquez sur l’icône de cette ligne d’écriture pour enregistrer la valeur originale de la devise changée.
Un assistant {Transfert avec change de devise} s’affiche
Assistant {Transfert avec change de devise} côté bénéficiaire, facultatif
Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur envoyée
Validez et sauvegardez votre écriture.
L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.
Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse USD (Plan comptable OCG)
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie
14120
10 000
A1
Banques
10200
10 000
Dépôt d’espèce en caisse USD provenant d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie
14120
10 000
A1
Argent en caisse
10100
10 000
Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse KGS (471 440 KGS) (Plan comptable OCG)
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes avec change de devise
14130
10 000
A1
Banques
10200
10 000
Dépôt d’espèce en Caisse KGS
Transferts internes avec change de devise
14130
471 440
A1
Argent en caisse
10100
471 440
Comment enregistrer un virement en provenance du siège
Les fonds en provenance du siège sont enregistrés dans le registre de banque bénéficiaire sur un compte d’attente {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}, généralement au niveau de la coordination. Le champ Tiers devrait rester vide.
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert du siège.
Créez une nouvelle transaction en choisissant le compte {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}.
Sauvegardez cette écriture.
Comment enregistrer un transfert de fonds intermission
Un transfert d’argent d’une mission à une autre est enregistré dans les deux comme mouvement sortant et entrant.
Il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, puisqu’aucun remboursement physique n’a lieu entre les missions d’une même section.
Un lettrage manuel est requis sur le compte {Transfert de/à une autre mission financière : même section} au niveau de l’instance du siège.
Mouvements de comptes côté décaissement et encaissement pour un transfert en espèces de 34 000 USD sans remboursement local (Plan comptable OCG)
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section
14140
34 000
Siège
Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section
14140
34 000
Siège
Comment enregistrer un transfert de fonds intersection
Un transfert d’argent d’une section à une autre est enregistré dans les deux registres comme mouvement sortant et entrant
L’enregistrement de cette transaction dépend de la façon dont s’effectue le remboursement. S’il a lieu au niveau du terrain, la transaction est enregistrée sur un compte clients et fournisseurs dans les registres des deux côtés et le règlement est comptabilisé en enregistrant également le mouvement inverse dans les registres des deux côtés lors du remboursement. Les comptes utilisés sont {Créances d’autres sections} et {Dettes aux autres sections} ou un autre compte selon la politique de votre section.
Il est nécessaire d’effectuer un lettrage manuel sur le compte {Créances d’autres sections} ou {Dettes aux autres sections}, selon le côté du transfert à partir duquel vous agissez.
Si le remboursement s’effectue au niveau du siège, il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, et le compte utilisé lors de l’enregistrement de la transaction sur le terrain est le {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section}.
Aucun lettrage ne doit être effectué et l’entrée sur le compte {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section} demeure non régularisée.
Mouvements de comptes pour un transfert en espèces de 34 000 USD et remboursement au niveau de la mission (Plan comptable OCG)
Description
Compte
De
Cr
Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section
12010
34 000
A1
Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section
30010
34 000
A2
Entrée d’espèces côté décaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section
12010
34 000
A1
Sortie d’espèces côté encaissement
Argent en caisse
10100
34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section
30010
34 000
A2
Transfers internes dans la propre instance
Overview:
A- Définition du transfert interne B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instance d’un même projet C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield 1- Enregistrement automatique de contreparties 2- Rapprochement/réconciliation automatique 3- Lorsque le rapprochement automatique ne fonctionne pas D- Conséquences des changements 4- Avant l’enregistrement d’un transfert interne 5- Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp 6- Rapprochement manuel 7- Comment comptabiliser une entrée sans contrepartie
A- Définition du transfert interne
Le transfert interne est le processus de transfert de liquidités (argent) d’un journal/registre de liquidités à un autre, au sein d’un programme national. Il existe deux types de transferts internes : 1- Code de compte 21600 – Transfert interne dans la même devise. La devise du journal/registre expéditeur et celle du journal/registre destinataire sont identiques. 2- Code de compte 21610 – Transfert interne échange de devises. Les devises d’envoi et de réception du journal/registre sont différentes. Les transferts peuvent avoir lieu au sein d’une instance UniField (par exemple, du coffre-fort à la caisse), ou entre deux instances UniField (par exemple, de la banque de coordination à la banque de projet). Exclusion : Les transferts de caisse/banque de/vers le siège ou de/vers l’intermission/intersection ne sont pas considérés comme des transferts internes.
B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instances d’un même projet
Les virements internes (dans la même devise ou avec échange de devises) sont des écritures de registre comptabilisées manuellement. Un transfert se compose de deux écritures : une dans le registre d’origine (émetteur) et une autre dans le registre de destination (récepteur). Référence au manuel d’utilisation : LUFI-30401 Transferts internes
Entrées : deux entrées sont enregistrées manuellement.
La description et la référence doivent être identiques. Elles sont remplies manuellement et conservées en dehors de l’UF.
Tiers : Du côté de l’expéditeur, le “Tiers” est le journal qui reçoit les liquidités. Du côté du destinataire, le “Tiers” est le journal qui envoie l’argent.
Montant : Du côté de l’émetteur, le montant est OUT. Du côté du destinataire, le montant est IN.
Le rapprochement est manuel. Le comportement décrit ci-dessus est toujours applicable pour les transferts internes entre deux instances UniField : par exemple, la coordination qui envoie de l’argent au projet, ou entre deux instances de projet. En ce qui concerne les transferts internes au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), voir ci-dessous.
C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield
Cette modification vise à faciliter la comptabilisation des virements internes, l’une des entrées de registre les plus fréquentes, grâce à la comptabilisation automatique de la deuxième entrée de virement et au rapprochement automatique. Il y a toujours deux inscriptions au registre par transfert.
1- Comptabilisation automatique de la contrepartie Lorsque des transferts internes ont lieu au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), par exemple un retrait bancaire vers le coffre-fort ou un transfert du coffre-fort vers la petite caisse, le changement suivant est applicable. Notez que le transfert entre un bureau de projet et un sous-site du bureau de projet qui utilise la même instance UniField est également considéré comme “au sein d’une instance UniField”. Après la version UF30, lorsqu’un transfert interne est enregistré “temporairement” ou directement “en dur” dans le registre, UniField crée automatiquement l’enregistrement de contrepartie dans le registre des tiers. Par exemple, le caissier comptabilise le transfert IN #584 reçu du coffre CA001 dans le registre CA002 – Petite caisse.
Lorsque cette écriture est comptabilisée temporairement (ou directement en dur), UF crée automatiquement dans CA001 l’écriture de contrepartie suivante en brouillon :
UF reprend de l’écriture initiale toutes les informations nécessaires pour remplir les champs de l’écriture de contrepartie :
Les dates du document et de la comptabilisation de l’écriture initiale.
Description et référence de l’écriture initiale.
Le tiers est le registre d’envoi de l’écriture initiale.
Le montant figure dans le champ opposé. Si l’écriture initiale est OUT, la contrepartie est IN. Il est possible que le transfert IN soit comptabilisé en tant qu’écriture initiale et que la contrepartie soit IN.
2- Reconciliation/rapprochement automatique
Les entrées de virement interne ayant une contrepartie sont marquées d’un lien à côté du champ tiers. Cliquez sur le lien pour voir l’écriture de contrepartie. Ce lien est visible sur l’écran du registre et sur l’écran du poste de journal et est également synchronisé avec le Coor. Lorsque les deux écritures sont comptabilisées, UF les réconcilie automatiquement (au moment de la comptabilisation de la dernière). Ce rapprochement peut être annulé. Il n’est pas possible de réconcilier manuellement (au niveau du projet ou du Coor) une écriture de transfert avec un lien (= ayant une écriture de contrepartie). Si l’une des deux entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée manuellement.
3- Quand le rapprochement/reconciliation automatique ne marche plus
Lorsque les montants comptabilisés ne correspondent pas à la même devise dans le transfert interne, le processus de comptabilisation directe de la deuxième écriture affichera un message d’erreur mentionnant la “description-référence” de l’écriture. UniField propose deux options:
“NO”= L’entrée ne sera pas affichée en dur. L’utilisateur peut alors modifier le montant et l’enregistrer ultérieurement. Ce contrôle est une dernière vérification du montant avant l’enregistrement. Il est utilisé lorsque la modification du montant par rapport à l’entrée initiale (par exemple, en raison d’une faute de frappe) n’a pas été reflétée dans la contrepartie.
“OUI”= L’écriture sera comptabilisée en dur. Il n’y a pas de rapprochement automatique (pas de rapprochement partiel). Le lien est rompu. Les deux écritures peuvent être rapprochées/réconciliées manuellement avec d’autres écritures sans contrepartie. A utiliser si un transfert OUT est reçu en 2 ou plusieurs petits IN (par exemple, le fournisseur de transfert local n’avait pas assez de liquidités). Ce contrôle ne s’applique qu’au transfert interne dans la même devise. Pour le change, le rapprochement se fait toujours.
Nous avons ajouté une nouvelle contrainte pour empêcher de changer le code de compte sur une ligne de contrepartie : si des entrées avec des comptes de transfert interne de la même devise et des transferts internes avec échange de devises ont été temporairement postées, les champs Compte et Tiers seront gelés.
D- Conséquences des changements
4- Avant l’enregistrement du transfer interne
Il faut toujours rafraîchir le registre avant d’enregistrer manuellement un nouveau transfert interne. Une bonne coordination au sein de l’équipe permet également de savoir qui enregistre habituellement ou toujours l’entrée initiale. Les scénarios suivants sont proposés à titre d’inspiration. Chaque programme national/bureau peut définir ce qui est le plus approprié. Par exemple :
Le caissier/assistant financier est chargé de comptabiliser le transfert reçu en petite caisse depuis le coffre-fort. FinCo/Admin aura des projets de contreparties prêts à être comptabilisés.
Les entrées par chèque sont comptabilisées en premier, car le chèque doit être émis pour un retrait d’argent par chèque. La contrepartie dans le coffre-fort sera une traite.
5- Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp
L’entrée initiale et l’entrée de contrepartie peuvent toutes deux être modifiées et supprimées. UniField n’envoie pas de mise à jour à l’autre entrée. Toute modification appliquée de part et d’autre après l’affichage temporaire de l’entrée initiale doit être communiquée à l’autre propriétaire du registre et appliquée à l’autre entrée. Modifications majeures : Si la modification concerne le code de tiers ou de compte, il est préférable de supprimer l’écriture initiale et l’écriture de contrepartie et de recommencer à zéro. Pour ce faire, cliquez sur le lien pour accéder à l’entrée de contrepartie et supprimez-la avec le x rouge avant de supprimer l’entrée initiale. Enregistrez ensuite l’entrée correcte.
La modification du code tiers ou du code compte a eu pour conséquence que le registre des contreparties n’est pas correct. Par conséquent, l’écriture de contrepartie créée ne peut pas être utilisée car il n’est pas possible de la déplacer vers un autre registre. Conseils : Examinez ces champs avant de comptabiliser “provisoirement” une écriture de transfert initiale – en particulier le tiers (erreur fréquente).
Modifications mineures : Si les modifications portent sur les dates, la description, la référence, le montant, les deux écritures peuvent être simplement éditées. Ces modifications doivent être communiquées au propriétaire du registre de contrepartie et appliquées à l’écriture de contrepartie. Il est possible de cliquer sur le lien et d’accéder à l’entrée de contrepartie afin de vérifier si les modifications ont été appliquées. Si l’une des entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée avec d’autres entrées sans contrepartie.
6- Reconciliation manuelle
Après la comptabilisation de toutes les écritures du registre, tous les transferts avec la contrepartie seront automatiquement rapprochés/rèconciliés. La liste des transferts non rapprochés/réconciliés doit être examinée parmi les autres écritures pouvant être rapprochées/réconciliées manuellement, conformément aux procédures. Ces transferts sont les suivants:
vers/depuis d’autres instances
Au sein de la même instance, mais la contrepartie a été supprimée.
7- Comment enregistrer une entrée sans contrepartie
Si un transfert de correction sans contrepartie est nécessaire (par exemple, pour remplacer une contrepartie qui a été supprimée), enregistrez une entrée de transfert dans le registre approprié. Ensuite, à l’aide du lien, supprimez la contrepartie immédiatement après le transfert temporaire. Le lien est rompu. L’entrée est conciliable avec d’autres entrées sans contrepartie.
Quelques exemples:
Transfer interne avec la même devise
Lorsque l’on enregistre une transaction en tant que transfert interne avec la même devise, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction en fonction des spécifications ci-dessous :
La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
Une fois que le transfert interne est comptabilisé temporairement (status en temp), il crée un lien appelé “Lié à une ligne de contrepartie” entre les colonnes “Compte” et “Tiers”, comme indiqué ci-dessous :
En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Rechercher : Lignes de Registre” affiche le projet d’entrée de contrepartie avec la fenêtre contextuelle :
Dans notre exemple, la contrepartie est CA003, donc vérifier dans CA003, l’entrée draft est disponible en tant que draft :
Nous devons tenir compte de ce qui suit :
Si l’entrée originale est créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’entrée originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’entrée de contrepartie est supprimée.
Transfer interne avec une devise differente
Lors de l’enregistrement d’une transaction en tant que transfert interne avec échange de devises, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction, conformément aux spécifications ci-dessous :
La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
Une fois que le transfert interne a été comptabilisé temporairement, un lien nommé “Lié à une ligne de contrepartie” est créé entre les colonnes “Compte” et “Tiers”
En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Recherche : Lignes de registre”, qui affiche le projet d’écriture de contrepartie avec une fenêtre contextuelle indiquant le montant comptabilisé dans le montant équivalent :
Dans le cas d’un transfert identique avec la même devise, il faut tenir compte de ce qui suit :
Si l’entrée originale a été créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’écriture originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’écriture de contrepartie est supprimée. Dans le cas d’un “Transfert interne avec la même devise” et d’un “Transfert interne avec change de devise”, si le compte est modifié, le tiers du journal est automatiquement modifié, de sorte que l’écriture de contrepartie doit être supprimée en cliquant sur X :
Outre les entrées directes, les factures directes et le paiement des factures fournisseurs, UniField est conçu pour traiter tous les types de paiements spécifiques requis par les opérations de MSF.
Ceux-ci comprennent :
Les transferts internes
Les avances de sécurité
Les dépôts et garanties
Les entrées de chèques importées dans le registre de banque
En fonction de leur statut, les entrées de registres peuvent être modifiées et supprimées.
Comment modifier et supprimer des entrées directes en mode brouillon et Temp
Les entrées directes en mode brouillon et Temp peuvent être modifiées et supprimées. Cliquez sur le crayon et modifiez les champs pertinents.
Pour supprimer une entrée directe, cliquez sur la croix rouge . La suppression des entrées comptabilisées temporairement entraîne également celle des écritures des journaux qui y sont associées ainsi que des entrées synchronisées avec d’autres instances.
Les entrées directes en mode brouillon et Temp peuvent être modifiées et supprimées en utilisant les boutons appropriés
Comment modifier et supprimer des factures directes comptabilisées temporairement
La validation d’une facture directe crée automatiquement dans le registre une entrée de paiement à un compte de dettes fournisseurs comptabilisée temporairement. Étant donné que la facture directe est encore en mode brouillon, la modification peut avoir lieu à même les lignes de facture (description, produit, prix, quantité, compte, AA).
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Localisez la ligne de registre se rapportant à la facture directe importée qui doit être corrigée. Cliquez sur l’icône des factures.
Ouverture d’une facture directe à partir des registres
2. Une fenêtre affiche la facture directe en mode brouillon. Les lignes de facture peuvent être modifiées ou supprimées. Ci-dessous, nous souhaitons changer le prix unitaire pour lui attribuer la valeur 6.00. Après l’application des corrections, cliquez sur Calculer le Total, puis sur Valider.
Modification du prix unitaire d’une facture directe en mode brouillon
3. La ligne d’écriture est actualisée.
Le montant du registre est actualisé
Si vous devez supprimer la facture directe en statut Temp, sélectionnez sur la ligne de registre.
Suppression d’une facture directe en statut Temp dans un registre
Comment modifier des chèques importés dans un registre de banque et comptabilisés temporairement
Si un chèque erroné a été importé dans le registre de banque et se trouve en statut Temp, il suffit de supprimer l’entrée du registre et de corriger le chèque importé.
Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Banque
Ouvrez le registre de banque en mode édition. Localisez l’entrée de registre qui a été importée de manière erronée. Cliquez sur la croix rouge pour supprimer.
Suppression du chèque importé par erreur
2. Le chèque erroné est supprimé du registre de banque. Cliquez sur Importer Chèques. Vous constaterez que le chèque erroné peut à nouveau être importé. Sélectionnez le chèque adéquat.
Sélectionnez le chèque adéquat.
Comment dupliquer des entrées de registre
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Sélectionnez le registre où l’entrée à dupliquer est enregistrée.
Cliquez sur l’icône située sur la ligne d’entrée que vous souhaitez dupliquer.
La ligne de registre est dupliquée.
Duplication d’une écriture existante
Les informations analytiques sont également dupliquées. Si nécessaire, modifiez la nouvelle entrée.
Comment afficher l’allocation analytique d’une entrée de registre
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Localisez le registre dont vous souhaitez afficher l’allocation analytique.
Cliquez sur l’icône .
La loupe permet d’afficher la fenêtre des lignes d’écriture analytiques
La fenêtre des lignes d’écriture analytiques s’affiche.
Fenêtre de recherche des lignes d’écritures analytiques
Mise à jour de l’onglet [Responsable] d’un registre projets en Coordination :
Il y a une fenêtre d’action dans le panneau droit des registres appelée “Modifier le responsable du registre” : nous avons donné les droits à cette fenêtre d’action uniquement au groupe “Fin_coordo”.
Un assistant est affiché pour ajouter ou supprimer des utilisateurs du champ Responsable du registre de projet. Les résultats mettent à jour l’onglet responsable dans le registre en Coordination mais ne seront pas synchronisés.
Cela permettra aux utilisateurs de la coordination d’aider durant la revue des registres des projets en cas de charge de travail importante.
LUFI-30308 Entrées de registres et comptabilisation dans les journaux
LU Introduction
Lors de la création d’une ligne de registre, le statut est en mode brouillon. Vous pouvez la réviser et la comptabiliser temporairement dans les journaux en attendant l’approbation définitive. La ligne de registre bascule en mode Temp dans le registre et les écritures des journaux correspondantes qui ont été créées sont non comptabilisées dans les journaux. La comptabilisation définitive de la ligne de registre Temp modifie son mode : elle bascule en mode comptabilisé définitivement (Hard) dans le registre et les écritures des journaux sont aussi comptabilisées définitivement.
Comment comptabiliser temporairement des entrées de registre
UniField vous permet de comptabiliser temporairement une écriture de registre individuellement en utilisant le bouton situé sur la ligne de l’écriture. Vous pouvez également comptabiliser temporairement des écritures multiples en les regroupant.
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Localisez le registre dans lequel les écritures à comptabiliser temporairement ont été inscrites.
Cliquez sur le bouton pour retrouver les écritures en mode brouillon enregistrées dans votre registre.
Une liste d’écritures en mode brouillon apparaît.
Cochez la case de l’écriture pour la sélectionner.
Assistant {Rechercher : Comptabilisation temporaire} et possibilité aussi de
Allez sur {Actions} dans le menu de droite et cliquez sur {Comptabilisation Temporaire} ou cliquez sur {Comptabilisation temporaire de Toutes Les Ecritures}
Confirmation de l’action {Comptabilisation temporaire}
Confirmation de l’action {Comptabilisation temporaire de Toutes Les Ecritures}
Confirmez l’action en sélectionnant {Comptabilisation Temporaire}
La fenêtre se ferme. Les écritures du registre sont enregistrées temporairement. Un utilisateur autorisé peut encore les modifier et les supprimer dans le registre. Les écritures sont devenues des écritures comptables et s’affichent désormais dans les journaux comme des lignes d’écriture comptables valides mais non comptabilisées.
Écritures du registre comptabilisées temporairement
Pour consulter les entrées créées dans les {Lignes d’écriture comptables} :
Dans le module {Écritures comptables}, sélectionnez {Lignes d’écriture comptables}. La fenêtre de recherche des {Lignes d’écriture comptables} s’affiche. Nous pouvons visualiser la transaction comptabilisée temporairement dans le registre de caisse et reflétée par une écriture comptable à double entrée, non comptabilisée mais valide en devise d’enregistrement et fonctionnelle.
Vue {Lignes d’écriture comptables} affichant les lignes d’écriture non comptabilisées correspondant à la ligne de registre comptabilisée temporairement
Comment comptabiliser définitivement des entrées de registre
UniField vous permet de comptabiliser définitivement une écriture de registre individuellement en utilisant le bouton situé sur la ligne de l’écriture. Vous pouvez également comptabiliser définitivement des écritures multiples en les regroupant.
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Localisez le registre dans lequel les écritures à comptabiliser temporairement ont été inscrites.
Cliquez sur pour retrouver ces écritures temporaires.
Une liste d’écritures temporairement comptabilisées et en mode brouillon s’affiche
Cochez les cases des écritures.
A noter que les entrées en état brouillon seront toujours les premières de la liste.
Allez sur {Actions} dans le menu de droite et cliquez sur {Comptabiliser}
Confirmation de l’action {Comptabilisation définitive des écritures qu’on voir sur la liste affichée}
Confirmation de l’action {Comptabilisation définitive de Toutes Les Ecritures -même si on ne les vois pas sur la l’affichage}
Confirmez l’action en sélectionnant {Comptabiliser}.
La fenêtre se ferme. Les écritures sont maintenant comptabilisées définitivement. Elles apparaissent dans les {Lignes d’écriture comptables} comme valides ET comptabilisées.
Entrées d’un registre comptabilisées définitivement
Dans le module {Écritures comptables}, sélectionnez {Lignes d’écriture comptables}. La fenêtre de recherche des {Lignes d’écriture comptables} s’affiche. Nous voyons des écritures comptables à double entrée, par transaction, comptabilisées ET valides en devise fonctionnelle et d’enregistrement.
Autre type de paiement au sein d’UniField : la facture directe. Le service Finance peut créer une facture directe : il s’agit d’une facture autonome dans le module {Comptabilité}, qui peut être créée à partir des registres de caisse, de banque ou de chèques.
Il est important de rappeler que les éléments repris sur les factures directes n’auront pas d’incidence sur le niveau de stock enregistré dans UniField tout comme une facture fournisseur standard car le processus d’achat n’est pas initié par Supply.
Comment créer une facture directe
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre dans lequel vous souhaitez enregistrer le paiement d’une facture directe. N’oubliez pas de sélectionner le registre ayant la devise adéquate.
Sélectionnez le bouton {Facture Directe}.
Registre de banque et bouton {Facture Directe}
Une fenêtre {Facture Directe Fournisseur} apparaît.
Complétez les champs en sélectionnant un fournisseur et une date de document. Les dates de comptabilisation et de document dans le registre sont établies à la date du jour par défaut, mais elles peuvent être modifiées. Le cas échéant, insérez une autre valeur. Notez toutefois que le numéro de facture sera automatiquement utilisé dans les références des entrées des journaux des achats et des liquidités.
Dans l’onglet des factures, cliquez sur {Créer} pour créer des lignes de facture.
Choisissez un produit ou un compte. Si vous choisissez un produit, le champ COMPTE est complété automatiquement (rappelez-vous que cela n’a pas d’incidence sur les stocks). Introduisez une description (à ce sujet, consultez vos procédures spécifiques).
Sauvegardez la ligne.
Affectez la charge à une dimension analytique en cliquant sur l’assistant analytique : la destination est complétée par défaut sur la base du code de compte, mais elle peut être modifiée.
Création d’une {Facture directe fournisseur} et bouton de distribution analytique
Cliquez sur le bouton {Valider}.
La facture directe est créée dans le registre avec un statut Temp, mais le statut de la facture est toujours en mode brouillon. Le montant total de la facture est enregistré sur le compte 30020 {Dettes fournisseurs}. Un numéro de facture fournisseur est créé.
L’entrée de registre est créée en mode Temp lorsque la facture directe est validée
La facture est en mode brouillon et comporte une référence (ou un numéro de référence)
Dans les journaux, les entrées sont créées en même temps que les éléments « Non comptabilisés » :
Dans le journal des achats :
Crédit à 30020 Dettes fournisseurs
Débit du compte de charges
Dans le journal des liquidités :
Crédit au compte de caisse si la facture a été payée en espèces
Débit de 30020 Dettes fournisseurs
Écritures du journal non comptabilisées générées lors de la validation d’une facture directe. La référence de la facture équivaut à la référence d’enregistrement des écritures des journaux des achats et des liquidités.
Si vous devez modifier, recalculer le total ou réviser la facture avant de valider la ligne de registre, cliquez sur , apportez les modifications et validez la facture. La ligne de registre et les écritures des journaux seront automatiquement actualisées.
Lorsque vous comptabilisez définitivement la ligne de registre, elle bascule en mode comptabilisé définitivement. La facture bascule en statut « Payé » et les écritures des journaux en « Comptabilisé ». Les entrées du compte 30020 sont lettrées automatiquement.
Écriture de registre d’une facture directe comptabilisée définitivement
Facture directe payée
Écritures des journaux comptabilisées lorsqu’une ligne de registre d’une facture directe est comptabilisée définitivement. Le compte Dettes fournisseurs est lettré.
LUFI-30306 Entrées de chèques importées dans un registre de banque
LU Introduction
Lors de l’émission d’un chèque, il vous suffit de créer une seule écriture dans le registre de chèques, sous le compte approprié. Lorsque cette écriture sera comptabilisée temporairement, elle déclenchera la création d’une double écriture comptable dans les journaux financiers : une écriture au crédit du compte {10210, Chèques en attente de paiement} et une autre au débit du compte de charges.
Une fois que la banque a confirmé l’encaissement du chèque (au travers du relevé bancaire qu’elle envoie), vous pouvez importer l’entrée du registre de chèques dans le registre de banque correspondant. Ce n’est qu’à ce moment que le solde du compte bancaire s’en verra modifié. Ce système permet à MSF d’effectuer des enregistrements plus précis des liquidités de chaque compte bancaire à des moments spécifiques.
UniField effectue automatiquement le lettrage de l’entrée du registre de chèques avec celle du registre de banque. Une fois qu’un chèque est lettré, il reste affiché en tant que tel dans le registre de chèques correspondant. Si un chèque n’a pas été encaissé à la fin du mois, le registre de chèques peut tout de même être clôturé (avec un chèque en mode ouvert). Le chèque pourra toujours être importé dans le registre de banque au cours des mois suivants.
Comment importer des chèques dans un registre de banque
Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Banque
Ouvrez le registre de banque associé.
Cliquez sur {Importer Chèques}.
Cliquez sur {Ajouter}.
Dans la fenêtre de {Recherche Lignes d’écriture comptables} sélectionnez les chèques encaissés et cliquez sur {Sélectionner}. Si vous ne parvenez pas à trouver un chèque dans la liste, il se peut qu’il n’ait pas été comptabilisé définitivement, que sa devise soit différente de celle du registre, qu’il n’ait pas été introduit dans le registre de chèques ou que ce dernier ait été associé à un registre de banque erroné.
Sélection de chèques à importer
Les chèques sélectionnés apparaissent dans la section supérieure de l’assistant {Import Chèques}. Introduisez-la {Date du document} et la {Date de comptabilisation} qui seront appliquées à tous les chèques de la liste.
Sélectionnez le bouton {Importer}
Les chèques sélectionnés apparaissent dans la section inférieure de l’assistant {Importer Chèques}. Ici vous pouvez modifier les chèques importés en cliquant sur pour changer la {Date du document} et/ou la {Date de comptabilisation} à la date à laquelle le chèque a été effectivement encaissé.
Cliquez sur OK et sauvegardez
Les lignes d’écriture du chèque sont créées comme entrées comptabilisées temporairement dans le registre de banque.
Paiement par chèque fournitures de bureau : mouvements de débit sur le compte de charge, 61220 et de crédit sur {Chèques en attente de paiement, 10210}. Lettrage automatique sur le compte {Dettes fournisseurs, 30020} et référence de lettrage unique associée {HQ-4}, puisqu’il s’agissait d’une entrée directe.
Le compte de chèque n’est pas encore lettré.
Mouvements comptables dans les journaux
Chèque lettré lorsque l’entrée est comptabilisée définitivement dans le registre de banque : mouvements de crédit sur {Argent en banque, 10200} et de débit sur {Chèques en attente de paiement, 10210} et référence de lettrage unique associée {M1-6}.
Les Entrées directes permettent à l’équipe Finance d’enregistrer une entrée directement dans le registre. L’utilisateur sélectionne le compte financier approprié. Les entrées directes sont utiles lorsque le service Finance paie des marchandises ou des services qui n’ont pas été achetés par le service Logistique. Les entrées en partie double sont automatiquement créées dans les journaux de liquidités lorsque l’entrée est comptabilisée temporairement ou définitivement.
Comment enregistrer des entrées directes dans un registre
(La procédure est identique pour enregistrer des écritures dans les registres de caisse ou de banque, vous devrez en revanche saisir en plus un numéro de chèques pour une entrée enregistrée dans un registre de chèques)
Sélectionnez : Comptabilité/ Registres
Localisez le registre dans lequel vous voulez inscrire votre dépense. Dans cet exemple, nous utiliserons un registre de caisse, mais les registres de banque et de chèques fonctionnent de manière identique.
Cliquez sur le crayon d’édition pour en ouvrir le formulaire.
Dans le champ {Transactions en espèces}, cliquez sur {Créer} pour créer une nouvelle ligne d’écriture.
Création d’une ligne de registre
4. Les champs bleus sont obligatoires, les blancs sont optionnels et les gris en lecture seule. Complétez-les comme suit :
Pensez à vérifier la date et la période ! Par exemple, si vous créez puis ouvrez un registre en mars et qu’ensuite, vous y introduisez des transactions datant de février (import de facture), vérifiez la date de comptabilisation, établie par défaut à la date du jour.
Si vous effectuez un paiement au travers du registre de chèques, vous devrez indiquer le numéro du chèque. Ce champ est obligatoire.
Le numéro de chèque est un champ obligatoire
En sélectionnant {COMPTE} et en saisissant les premiers numéros du code ou un mot clé dans le champ de description, UniField affiche les options correspondant à votre recherche (voir ci-dessous). Lorsque vous passez votre souris sur les résultats la totalité de la description s’affiche.
Entrée de valeurs pour rechercher un code comptable dans le champ {COMPTE}
Vous pouvez également cliquer sur la loupe pour ouvrir l’assistant {Rechercher Plan de Comptes} et sélectionner le code recherché. Les comptes sont affichés par ordre numérique. Pour sélectionner uniquement les comptes de charges, introduisez 6 dans le filtre (voir ci-dessous).
Assistant {Rechercher Plan de Comptes}
Lorsque vous sélectionnez {Tiers}, vous pouvez saisir une partie du nom. UniField affichera les résultats de la recherche comme indiqué ci-dessous. Lorsque vous passez votre souris sur les résultats la totalité de la description s’affiche. Le champ {Tiers} est facultatif pour certaines entrées, mais obligatoire pour d’autres.
Entrée de valeurs pour rechercher le nom d’un partenaire dans le champ {TIERS}
Assistant {Rechercher Partenaires}
Sauvegardez en cliquant sur l’icône de disquette ou sur la touche Entrée. L’entrée s’affiche en mode Brouillon. Si vous avez sélectionné un compte de charges, le bouton s’affiche et l’entrée est indiquée en rouge. Une écriture rouge indique que l’allocation analytique n’a pas été effectuée ou n’a pas été choisie de façon appropriée.
Cliquez sur le bouton pour ouvrir l’assistant {Allocation analytique}
Sélectionnez {Créer} dans l’assistant pour créer une nouvelle allocation. La destination est complétée par défaut.
Assistant {Allocation analytique}
Sélectionnez une {Destination}, un {Centre de coûts} et un {Pool de financement}. Si vous connaissez le code, saisissez-le. Sinon, cliquez sur la loupe pour le trouver.
Sauvegardez la ligne d’allocation en cliquant sur l’icône de disquette
Cliquez sur en bas de l’écran à droite pour sauvegarder l’allocation analytique et fermer la fenêtre.
L’allocation est effectuée; l’écriture apparaît maintenant en noir. La ligne d’écriture est en mode brouillon.
Entrée directe créée en mode Brouillon dans un registre de caisse. Pas de mouvements comptables.
Allons plus loin : la comptabilisation temporaire d’une entrée directe entraînerait la création des entrées suivantes dans le journal des liquidités :
Charge vers caisse
Entrée directe temporaire dans le registre de caisse
Charge vers caisse dans le journal des liquidités
La comptabilisation définitive d’une entrée directe entraînerait la création des entrées suivantes dans le journal des achats :
Compte fournisseur vers compte fournisseur
Entrée directe définitive dans le registre de caisse
Écritures comptables correspondantes , compte fournisseur lettré une fois que l’entrée est comptabilisée définitivement dans le registre
Les registres de banque sont utilisés pour l’import de l’ensemble des paiements par chèques à partir du registre de chèque et pour l’enregistrement des paiements bancaires ne portant pas sur des chèques. Par exemple, les virements ou les entrées de frais bancaires peuvent être ajoutés (manuellement) directement dans le registre de banque ainsi que l’import de facture.
En-têtes d’une fiche de registre
De nombreuses fenêtres du registre de banque sont similaires à celles des registres de caisse et de chèques. Toutefois, le registre de banque comporte certaines informations spécifiques.
Enfin, en bas du formulaire vous pouvez visualiser les champs suivants :
RAPPORTS ASSOCIÉS AU REGISTRE DE BANQUE
Le menu Rapports sur la droite contient des rapports qui peuvent être exécutés dans les Registres de banque.
Pour plus d’informations sur les rapports bancaires, voir le chapitre 5 d’UniField « Recherche, correction et clôture de fin de mois».
Un registre de chèque doit être associé à chaque registre de banque comportant un chéquier physique. Le registre de chèques a été créé pour établir une distinction entre le moment où le chèque est émis et le moment où il est encaissé/décaissé dans/de votre compte bancaire.
Au sein du système, un registre de chèques est lié à un registre de banque au moment de la création.
Lors de la création d’une entrée de chèque, le numéro de chèque des chèques physiques doit être enregistré. À défaut, la sauvegarde est impossible.
En outre, le système vérifie le numéro de chèque afin de s’assurer qu’il n’a pas été dupliqué.
L’utilisateur tente d’enregistrer un paiement par chèque au moyen d’un numéro de chèque déjà introduit. Voici le message d’erreur qu’il obtient.
UniField ne permet pas l’enregistrement d’entrées multiples sous le même numéro de chèque, par exemple dans le cas où l’utilisateur souhaiterait créer des entrées multiples pour différentes charges payées par le même chèque ; toutefois ce contrôle n’est pas bloquant et l’utilisateur peut remodifier le numéro de chèque une fois la ligne de registre créée (et utiliser un numéro de chèque existant). L’utilisateur doit dupliquer l’entrée de chèque et la modifier ou utiliser le bouton des paiements en attente.
Lorsque vous recevez le relevé bancaire confirmant que le chèque a été encaissé, importez l’entrée de chèque dans le registre de banque. Voir LUFI-30206 Entrées de chèques importées dans un registre de banque.
En-têtes d’une fiche de registre
De nombreuses fenêtres du registre de chèques sont similaires à celles des registres de caisse et de banque. Toutefois, le registre de chèques comporte certaines informations spécifiques.
Lorsqu’un chèque a été importé dans le registre de banque, un lettrage (ou une correspondance) est établi avec l’entrée du registre de banque. Le lettrage d’un chèque signifie que celui-ci a été décaissé/payé du compte bancaire. La fenêtre des chèques vous permet d’afficher tous les chèques. Pour identifier rapidement les chèques qui n’ont pas été lettrés, utilisez le champ {Type d’affichage} et sélectionnez {Uniquement Chèques en attente d’encaissement}. Cela permet d’afficher les chèques qui n’ont pas été importés ET les chèques importés qui n’ont pas encore été comptabilisés définitivement.
Modification de l’affichage du registre de chèques
Champs de la partie inférieure d’une fiche de registre de chèques
RAPPORTS ASSOCIÉS AU REGISTRE DE CHÈQUES
Le menu Rapports sur la droite contient des rapports qui peuvent être exécutés dans les Registres de chèques.
Pour plus d’informations sur ces rapports, voir le chapitre 5 d’UniField « Recherche, correction et clôture de fin de mois ».
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et modifiez les champs pertinents.
. La suppression des entrées comptabilisées temporairement entraîne également celle des écritures des journaux qui y sont associées ainsi que des entrées synchronisées avec d’autres instances.
sur la ligne de registre.
pour supprimer.
située sur la ligne d’entrée que vous souhaitez dupliquer.
.
pour changer la {Date du document} et/ou la {Date de comptabilisation} à la date à laquelle le chèque a été effectivement encaissé.
d’édition pour en ouvrir le formulaire.
ou sur la touche Entrée. L’entrée s’affiche en mode Brouillon. Si vous avez sélectionné un compte de charges, le bouton s’affiche et l’entrée est indiquée en rouge. Une écriture rouge indique que l’allocation analytique n’a pas été effectuée ou n’a pas été choisie de façon appropriée.
pour ouvrir l’assistant {Allocation analytique}
pour le trouver.
pour sauvegarder l’allocation analytique et fermer la fenêtre.
