LUFI-30207 Paiement des factures fournisseurs : étape 5 du processus d’achat.
LU Introduction
Une facture fournisseur peut être payée à partir des registres de caisse, de banque ou de chèques, à travers l’option {Paiements en attente}. Pour effectuer le paiement, la facture fournisseur doit être importée dans le registre adéquat. L’import du paiement dans le registre crée automatiquement une entrée comptabilisée temporairement. Dans le journal des liquidités, le compte fournisseur est débité afin d’annuler la dette et le compte de liquidités (caisse, chèques ou banque, selon le type de paiement) est crédité afin de valider le transfert sortant.
Veuillez noter qu’une facture fournisseur peut être payée avant la date de comptabilisation de la facture, pourvu que le paiement soit effectué au cours de la même période (mensuelle) ou lors d’une période ultérieure.
Comment importer une facture fournisseurs dans un registre
Ci-dessous, le paiement est effectué au sein d’un registre de caisse.
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
Ouvrez le registre concerné pour importer la facture.
Cliquez sur le bouton {Paiements en attente},
Factures des paiements en attente sur un formulaire de registre
⮡ Une fenêtre {Importer Ecriture} s’affiche.
Cliquez sur {Ajouter} et sélectionnez la facture concernée.
Ajoutez une date de paiement et sélectionnez {Importation unique}, car dans cet exemple, vous ne devez importer qu’une seule facture d’un seul fournisseur.
Facture importée dans la fenêtre Importer Ecritures
3. La ligne de facture bascule vers le bas de la fenêtre {Importer facture}. Ici aussi, des modifications peuvent être apportées. Toutefois, la date du document doit être modifiée dans la fenêtre supérieure. Si vous effectuez un paiement au travers du registre de chèques, vous devrez indiquer le numéro du chèque. Après vérification, cliquez sur {OK}. La fenêtre se ferme.
⮡ Une ligne de registre est créée et enregistrée sous le compte {30020, Dettes fournisseurs} pour payer le montant dû au fournisseur. La description par défaut est {Facture importée}. La référence est extraite automatiquement de la référence de la facture fournisseur. Il n’y a pas de lettrage automatique sur le compte Dettes fournisseurs tant que la ligne de registre n’est pas comptabilisée définitivement.
Écriture de paiement affichée dans le registre en mode Temp
4. Le lien vous permet d’accéder à la facture fournisseur. Si vous cliquez sur cette ligne, la Vue formulaire d’une facture fournisseur s’affiche.
Les lignes de facture s’affichent lorsque l’utilisateur clique sur le lien du registre. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la facture fournisseur.
Dès que la facture fournisseur est importée, la ligne de registre est comptabilisée temporairement et les entrées créées dans les éléments du journal des liquidités sont les suivantes :
Crédit du compte 10100 Argent en caisse (la facture a été importée dans un registre de caisse) afin de soustraire le montant de la facture du solde de la caisse.
Débit du compte 30020 Dettes fournisseurs afin de lettrer l’entrée en attente créée lors de la validation de la facture fournisseur.
Les entrées de dettes sont lettrées une fois que l’entrée de registre est comptabilisée définitivement (M1-8). La facture fournisseur bascule en mode « Payé ».
L’entrée correspondant à la facture fournisseur a été comptabilisée définitivement, ce qu’indique son statut.
Lignes d’écriture de la facture fournisseur payée créées lors de la comptabilisation définitive de la ligne de registre et lettrage automatique du compte 30020
La facture fournisseur bascule en mode « payé » lorsque l’entrée de registre qui lui correspond est comptabilisée définitivement.
Si vous souhaitez importer plusieurs factures d’un même fournisseur, utilisez la fonction {Importer Groupe par partenaire}. Les références des factures s’afficheront dans le champ Factures Réf. de l’Assistant d’import de facture et du Champ Référence de la ligne du registre.
En revanche, s’il y a plus de 3 factures intégrées dans le paiement, il se peut que toutes les références ne soient pas affichées intégralement dans le champ des références des paiements, car le système coupera la chaîne de texte pour contourner des problèmes d’affichage. Toutefois, le paiement sera effectué pour l’ensemble des factures sélectionnées.
Sélectionnez button Creer pour ouvrir un nouveau formulaire de facture.
2. Complétez les champs bleus obligatoires et attribuez les lignes de facture aux comptes analytiques. Assurez-vous que le produit que vous avez choisi est bien associé à un code de taxe.
3. Cliquez sur {Calculer les taxes} pour calculer la TVA applicable à cette facture.
Bouton Calculer les taxes permettant de calculer automatiquement la TVA appliquée à une facture
⮡ La taxe s’affiche automatiquement.
La taxe est calculée automatiquement. Les montants HT et TTC sont séparés.
À présent, supposons que vous souhaitez valider la facture fournisseur. Sélectionnez le bouton Valider.
Dans le journal des achats, les entrées sont enregistrées de la manière suivante :
Écritures comptabilisées lors de la validation d’une facture à laquelle une TVA est appliquée
Cadre 1 : Au débit :
– Comptes de charges, 61150 correspondant aux lignes de facture.
– Compte TVA à recevoir, 12020
Cadre 2 : Au crédit :
Compte Dettes fournisseurs, 30020 correspondant à la dette existante à l’égard du fournisseur (y compris la TVA).
Conseil : Les services Achats ou Finance peuvent écrire le numéro de facture UniField sur la facture papier du fournisseur pour faciliter le processus ultérieur de vérification des pièces comptables.
Comment appliquer un code TVA à l’ensemble d’une facture
Il est possible d’attribuer un code TVA directement à toute une facture si vous n’avez pas associé au produit facturé un code TVA.
LUFI-30205 Factures fournisseurs créées manuellement par le service Finance
LU Introduction
Nous avons précédemment exposé la création automatique de factures fournisseur à travers le processus d’approvisionnement établi par le service Achats. Toutefois, le service Finance peut créer une facture fournisseur autonome dans le sous-module Comptabilité/Fournisseurs lorsqu’il paie des marchandises ou des services dont l’achat n’est pas effectué par le service Achats.
Les éléments repris sur les factures fournisseurs manuelles ne sont pas reflétés dans le stock des entrepôts d’UniField.
La validation d’une facture fournisseur manuelle crée automatiquement les entrées de charges et de dettes au sein du journal des achats.
Comment créer des factures fournisseurs manuellement
Cliquez sur {Créer} pour créer une nouvelle facture.
⮡ Un formulaire de création d’une nouvelle facture s’affiche. Les champs en bleu sont obligatoires, ceux en blanc optionnels et ceux en gris en lecture seule.
En-tête des {Factures fournisseurs}
est utilisée pour appliquer globalement la distribution analytique aux lignes de facture. Cette option peut permettre de gagner du temps si toutes les lignes de la facture utilisent la même destination, le même pool de financement, le même centre de coûts, etc. Si les informations sont identiques sur la plupart des lignes, il est possible d’utiliser la ligne d’allocation analytique pour appliquer la même attribution à toutes les lignes, pour ensuite actualiser individuellement celles qui sont différentes.
annule l’allocation enregistrée pour la réaffecter
Complétez les champs supplémentaires sous l’onglet {Facture}, comme expliqué ci-dessous.
Onglet « Facture » d’une facture fournisseur
Dans la section {Lignes de facture}, cliquez sur {Créer} pour créer une nouvelle ligne de facture.
Exemple : En février, nous avons reçu une facture relative à une imprimante de la part de l’entreprise TTE. L’imprimante et les câbles sont utilisés par deux projets différents. Nous souhaitons donc que la facture comporte deux lignes affectées à deux projets différents.
Bouton {Créer} permettant l’encodage des lignes de facture
Fenêtre {Ligne de facture} pour ajouter des écritures sur une facture fournisseur créée manuellement
Cliquez sur le bouton {Sauvegarder & Créer} pour ajouter d’autres lignes ou sur {Sauvegarder & Fermer} pour revenir à la fenêtre de la facture fournisseur.
Assignez une allocation analytique par ligne ou globalement à l’ensemble des lignes.
Allocation analytique valide sur une ligne de facture
Introduisez une date d’échéance ainsi que le {Total} et vérifiez qu’il correspond au total figurant sur la facture papier.
3. Cliquez sur le bouton {Sauvegarder}.
⮡ La facture est créée en mode brouillon. Cette information se trouve en bas du document.
Statut de la facture en bas du document.
En outre, sous l’onglet {Autre information} vous trouverez le {Montant à payer} de la facture fournisseur qui pourrait être ajusté en fonction des modifications apportées à la facture initiale ou des avoirs partiels réclamés. L’{Écriture comptable} est liée aux {Lignes d’écritures comptables} associées à la facture fournisseur une fois celle-ci validée. Le {Responsable} identifie l’utilisateur qui a créé la facture. Par défaut, les autres champs sont renseignés sur la base des informations du fournisseur, si tant est qu’elles aient été introduites.
Onglet {Autre Information}
L’onglet {Paiements} indique les paiements effectués relatifs à cette facture. La ligne du registre correspondant au paiement (import de la facture) doit être comptabilisée pour que le paiement soir reflété dans l’onglet. On peut y trouver également des avances accordées à une partie tierce (un acompte), auquel cas elle figurera aussi sous l’onglet des acomptes.
Onglet {Paiements} d’une facture fournisseur payée
Enfin, l’onglet {Acompte} indique, comme vous l’aurez deviné, les avances aux fournisseurs.
Onglet {Acompte} d’une facture fournisseur
En ce qui concerne la modification, la validation et l’impression d’une facture fournisseur créée manuellement, veuillez lire la section LUFI-30104.
Comment supprimer des factures fournisseurs en mode brouillon créées manuellement
Cherchez la facture fournisseur en mode brouillon à supprimer en sélectionnant soit le filtre {brouillon}, soit tout autre filtre situé en tête d’affichage.
Repérez la facture fournisseur brouillon à modifier et sélectionnez la croix rouge pour supprimer la facture.
LUFI-30204 Factures fournisseurs : étape 4 du processus d’achat.
LU Introduction
Une facture fournisseur en mode brouillon est créée dans UniField lors de la validation de la livraison entrante. Les quantités mentionnées sur la facture fournisseur proviennent de la livraison entrante, tandis que les prix proviennent du bon de commande.
Le service Finance peut réviser et modifier toutes les allocations d’une facture fournisseur brouillon (code comptable et allocation analytique) avant la validation, puisque tous les champs peuvent être modifiés sur la ligne de facture. Sur le plan comptable, il est important de vérifier que le code comptable et l’allocation analytique ont été attribués correctement. Certains champs sont associés aux PO du service Achats. Ils ne devraient donc être modifiés qu’après l’accord de ce service. Par exemple, si les produits, les quantités ou les prix figurant sur la facture papier sont différents de ceux de la facture du système, le service Achats doit informer le service Finance que ces modifications sont acceptables. Ce n’est qu’à ce moment que le service Finance devrait corriger le prix ou la quantité.
La validation de la facture fournisseur modifie le statut de la facture, passant de mode brouillon à ouvert, supprime le bon d’engagement qui y est associé et génère des entrées créditrices et de charges dans le journal des achats, mais cela n’a pas d’effet sur le solde du registre. Cela signifie que la reconnaissance de la charge et de la dette envers le fournisseur sont enregistrées au moment de la réception des marchandises et de la facture, mais la facture peut être réglée plus tard. Ce n’est qu’au moment de son paiement que le solde du registre s’en trouve modifié. Nous faisons une distinction entre la reconnaissance de la charge et le moment du paiement.
Les factures fournisseur en mode brouillon peuvent être modifiées. En règle générale, l’utilisateur compare la facture papier du fournisseur et la facture fournisseur d’UniField et, le cas échéant apporte les corrections nécessaires avant la validation. Les factures fournisseurs en mode brouillon peuvent être supprimées, qu’elles aient été créées manuellement ou à la validation de la réception.
Statuts des factures fournisseurs
Comment modifier des factures fournisseurs en mode brouillon
Cherchez la facture fournisseur en mode brouillon pour la modifier en sélectionnant le filtre {brouillon} ou tout autre filtre situé en tête d’affichage.
Repérez la facture fournisseur brouillon à modifier et sélectionnez pour modifier la ligne ou ouvrir le petit cahier pour ouvrir le formulaire.
3. Modifiez la ligne de facture en cliquant sur ou le petit cahier si vous souhaitez en modifier les éléments ou éditer les champs en bleu. Lorsque vous avez terminé la modification d’une ligne de facture, sélectionnez
4. Ajoutez une Date d’échéance (facultative) et une Date du document si ce n’est pas déjà fait.
Bouton « Modifier » présent sur chaque ligne de facture ainsi que sur les champs Date d’échéance et Date du document
5. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}. La facture fournisseur est sauvegardée en mode brouillon.
N.B. Pour modifier rapidement l’allocation analytique d’une facture fournisseur brouillon, sélectionnez le bouton situé sur l’en-tête de la facture. Il permet de supprimer toutes les allocations analytiques effectuées au niveau des lignes afin que l’allocation de l’en-tête prime.
Comment exporter / importer les lignes des factures
Vous pouvez exporter les lignes de facture de la facture fournisseur via {Exporter la Facture}. Vous pouvez modifier plusieurs champs dans le fichier d’exportation, y compris les montants et les descriptions, et vous pouvez importer le fichier (pour les lignes de facture) via {Importer la Facture}.
Le bouton {Exporter la Facture} fonctionne quand la facture est en état de brouillon.
Le bouton {Importer la Facture} fonctionne dans tous les états de la facture.
Les champs en orange ne sont pas modifiables.
Les champs produit et quantités ne seront pas modifiables pour les cas suivants :
– pour les factures fournisseurs: le document est soit lié à un workflow d’approvisionnement, soit a été généré via la synchro.
– pour les bons clients: le document est lié à un workflow d’approvisionnement avec un partenaire d’intersection.
– pour les Bons d’intermission OUT : le document est lié à un workflow d’approvisionnement.
– pour les Bons d’intermission IN: le document est soit lié à un workflow d’approvisionnement, soit a été généré via la synchronisation.
Si plusieurs lignes de la facture du fournisseur doivent être fractionnées avec une distribution analytique différente, il est possible de le faire comme indiqué ci-dessous :
– Ouvrir “Facture fournisseur”
– Cliquez sur le bouton “Exporter la ligne de la facture”.
– Dans le fichier exporté, mettez à jour les colonnes de H à K qui couvrent respectivement (le pourcentage, le centre de coût, la destination et le pool de financement).
– La séparation doit se faire avec le caractère point-virgule ( ;), dans la colonne pourcentage mettre à jour avec des nombres, puis les autres colonnes prendront les pourcentages en fonction du pourcentage de la colonne respectivement, voir ci-dessous :
– Importez le fichier de mise à jour via “Import Invoice line”.
– Cliquez sur “Allocation des factures” et vous obtiendrez le “RAPPORT D’ALLOCATION DES LIGNES DE FACTURE”, avec la même allocation que celle qui a été exportée comme indiqué ci-dessous :
Comment valider des factures fournisseurs
La facture est en mode « brouillon » et a été révisée. Elle peut donc être validée.
Cherchez la facture fournisseur en mode brouillon pour la valider en sélectionnant soit le filtre {brouillon}, soit tout autre filtre situé en tête d’affichage.
Localisez la facture et cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
3. Validez la facture.
4. Ajustez les montants afin que le montant calculé corresponde à celui de la facture
⮡ La facture bascule en mode « ouvert ».
La validation d’une facture annule automatiquement les lignes d’engagement créées par la validation d’un bon d’engagement, puisque la promesse de payer est à présent formalisée par la création d’entrées comptables dans le journal des achats.
Écritures comptabilisées découlant de la validation d’une facture fournisseur Dans cet exemple, une taxe retenue à la source
Dans le journal des achats, les entrées sont enregistrées de la manière suivante :
Au débit :
Comptes de charges, 61150 correspondant à la ligne de facture.
Au crédit :
Compte Dettes fournisseurs, 30020 correspondant à la dette existante à l’égard du fournisseur.
Autres impôts, 30020
Conseil : Les services Achats ou Finance peuvent écrire le numéro de facture UniField sur la facture papier du fournisseur pour faciliter le processus ultérieur de vérification des pièces comptables.
Comment imprimer des factures fournisseurs
Sélectionnez : Comptabilité/Factures Fournisseurs
Cochez la case de la facture que vous souhaitez imprimer.
Ensuite, dans le menu de droite, sous l’onglet {Rapports}, sélectionnez {Imprimer rapport}.
Un rapport au format PDF affiche les détails de la facture.
Les colonnes {DESCRIPTION} et {Document Source} sont complétées uniquement si la facture fournisseur a été établie par le service Achats.
Affichage du rapport de la facture fournisseur. Cette facture est en mode « ouvert » (version anglaise)
LUFI-30203 Confirmation des marchandises : étape 3 du processus d’achat.
LU Introduction
Lors de la réception des marchandises, le service Achats traite celles-ci dans le sous-module des entrepôts d’UniField. Le service Achats confirme les articles et la quantité et apporte des modifications si nécessaire, p. ex. des changements de produits, etc. Il valide ensuite la livraison entrante (qui est alors clôturée) et une facture fournisseur est créée.
La validation de la livraison entrante déclenche trois actions dans UniField :
La réception est clôturée.
La facture fournisseur est en mode brouillon, en attente de validation.
Le picking interne est prêt à être traité afin que les marchandises puissent être utilisées.
Le service Achats identifie la livraison entrante pour la réceptionner
Le service Achats traite la livraison entrante
Le service Achats valide la livraison entrante La réception est clôturée et une facture fournisseur est générée
LUFI-30202 Bons d’engagement : étape 2 du processus d’achat.
LU Introduction
Lorsqu’une commande standard est passée auprès d’un fournisseur externe ou intermission / intersection, MSF s’engage auprès de celui-ci (ou promet de le payer). Le bon d’engagement nous permet de surveiller nos budgets et le temps écoulé entre le moment où MSF accepte d’acheter un article et le moment où celui-ci doit être payé (à la réception des marchandises). Lors de la confirmation d’un PO à un partenaire externe, UniField crée automatiquement un bon d’engagement en mode brouillon. Une fois vérifié et validé par un membre approprié du service Finance, ce bon est intégré dans le budget comme engagement de paiement et les lignes comptables analytiques qui y sont associées sont créées dans le journal d’engagement. Le bon d’engagement est annulé lorsque la facture fournisseur est validée par le service Finance.
Ci-dessous, nous allons voir comment valider un bon d’engagement établi par le service Achats. Nous exposerons ensuite la création d’un bon d’engagement manuel, utilisé lorsque l’achat n’a pas été effectué au travers du processus d’achat, mais que l’engagement doit être reflété dans le budget.
Reminder!
Comme les PO peuvent être confirmées par ligne de commande, il est possible qu’un PO soit lié à plusieurs bons d’engagement. En effet dès qu’une ligne d’un bon de commande est confirmée, u bon d’engagement est crée. Il s’actualise au fur et à mesure que les lignes du bon de commande sont confirmées tant qu’il est à l’état brouillon. Lorsqu’on valide, un nouveau bon d’engagement est crée dès lors qu’une nouvelle ligne du bon de commande est confirmée.
Cherchez le bon en mode brouillon pour le valider en sélectionnant soit le filtre brouillon, soit tout autre filtre situé en tête d’affichage.
Vue Rechercher : Bons d’engagement
2. Lorsque le bon est localisé, cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
⮡ Le bon s’ouvre en mode « formulaire »
Fiche d’un bon d’engagement à partir de laquelle l’allocation analytique est modifiable
3. Cliquez sur l’assistant pour modifier l’allocation analytique. N’oubliez pas que cela ne met pas à jour les informations du PO, mais celles de la facture fournisseur.
4. Sélectionnez le bouton pour modifier les champs. Notez que le pool de financement est configuré par défaut sur pool de financement PO {PF, MSF fonds privés}. Les codes comptables et le montant ne sont pas modifiables si le bon d’engagement a été créé automatiquement par la confirmation d’un PO de type standard.
5. Sauvegardez la ligne et cliquez sur pour fermer la fenêtre.
6. Cliquez sur {Valider} en bas de l’écran lorsque vous avez terminé. Le bon d’engagement est validé et les lignes analytiques sont reflétées dans le journal des {Engagements}. Les montants apparaîtront comme des engagements dans les rapports budgétaires.
Lignes d’écritures analytiques reflétées dans le journal des {Engagements}. Ces lignes ne sont pas modifiables.
Comment créer des bons d’engagement manuellement
Parfois, il se peut que des achats ou des paiements ne soient pas effectués via le processus de PO (p. ex. les services). Dans ce cas, un utilisateur avancé peut créer un bon d’engagement manuellement. Une fois le bon créé, vous pouvez le valider.
Utilisez les filtres pour trouver le bon d’engagement adéquat.
Sélectionnez le crayon pour modifier les champs.
⮡ La fenêtre de création du bon d’engagement s’affiche.
Bouton Terminé pour supprimer un bon
3. Cliquez sur le bouton {Terminé}.
⮡ Le bon d’engagement est supprimé et n’apparaît plus dans le budget ou dans la fenêtre de bon d’engagement.
Comment utiliser l’option Import/export pour les bons d’engagements:
Nous pouvons effectuer des modifications grace a l’option:
Importer les lignes de bon d’engagement
Exporter les lignes de bon d’engagement
Si on click dans Exporter les lignes de bon d’engagement, on aura un fichier excel.
Ce fichier excel a des champs qui peuvent etre modifiés. Et lors de l’import, ils mettrons à jour les lignes du bon d’engagement.
Le fichier inclue 10 colonnes : 4 colonnes peuvent être éditées : “Compte” et Centre de Coût, Destination et Funding Pool.
Si le bon d’engagement a eté divisé en plusieurs lignes, la distribution analytique sera séparé avec des virgules:
Examples ici sans et avec split:
Si vous changez des informations de manière erronée et vous importez le fichier, des mises à jour ne serons pas faites et vous aurez des messages d’erreur.
Un bon de commande est un document d’approvisionnement créé, validé et confirmé par le service Achats sur lequel figurent les exigences des produits demandés à un fournisseur donné.
Bon de commande standard adressé à un partenaire externe
Produit
Les données « Produits » font partie de la base de données centrale (master data) chargée lors de l’installation des instances et partagée par toutes les OCs. Une catégorie est attribuée par défaut à chaque produit. Chaque OC a la capacité d’ajouter de nouveaux produits et de les affecter à la catégorie appropriée. Le code de charge est choisi par défaut sur la base de la catégorie du produit sélectionné. (Pour des explications détaillées sur les produits, voir le chapitre 2 « Configuration »).
Le code de charge n’est pas visible sur le PO. Le service Achats ne peut pas modifier le code de charge. Quant au service Finance, il n’a pas la possibilité de le modifier sur le bon d’engagement qui s’y rapporte, mais il peut le modifier et le confirmer lors de la validation de la facture fournisseur.
Allocation analytique
L’Allocation analytique (AA) du PO est complétée par le service Achats et peut être attribuée par ligne de produit en cliquant sur l’icône ou de manière groupée en cliquant sur le bouton . Du côté du service Achats, les données relatives à l’allocation analytique se limitent à la destination et au centre de coûts.
L’AA ne figure pas sur l’allocation du PO, puisque ces informations sont strictement financières. Si nécessaire, le service Finance peut modifier toutes ces informations sur le bon d’engagement et la facture fournisseur.
Assistant Allocation analytique
Le champ du centre de coût est complété manuellement. Les funding pool ne sont pas définis dans les PO.
La destination par défaut (SUP) est établie en fonction du code du compte de charges qui figure sur le plan de comptes. Si l’allocation analytique est effectuée au niveau de la ligne de commande, la destination par défaut correspond à celle du compte de charges. Dans l’allocation analytique globale, la destination devra être insérée manuellement.
Le champ du centre de coût requiert une saisie manuelle. La valeur du pool de financement par défaut est celle des « fonds privés MSF ». Si la charge est financée par un bailleur, le service Finance devra modifier ce compte analytique ultérieurement.
Validation du PO
Le PO demeure en mode brouillon jusqu’à ce que l’utilisateur du service Achats clique sur « Valider » : le statut bascule alors en mode « Validé ». Sur la base de procédures spécifiques des OCs, le service Achats a la possibilité d’imprimer le PO afin d’obtenir les autorisations nécessaires pour approuver cet achat.
PO imprimé pour obtenir l’accord d’un achat de papier (Version anglaise)
Confirmation du PO
Les lignes des bons de commande sont basculées en mode {confirmé} après l’obtention des accords et confirmation des dates de livraison par le fournisseur. Elles peuvent être confirmées à différents moments en leur assignant une date de livraison individuelle. Quand certaines lignes sont confirmées alors que d’autres demeurent en mode brouillon, le statut du bon de commande reste en {brouillon-p} et bascule en mode {confirmé} une fois que toutes les lignes sont confirmées.
La confirmation d’une ligne d’un bon de commande ou du bon de commande complet génère dans UniField les actions suivantes:
Le bon d’engagement est établi.
Le bon de commande est confirmé.
Le service Réception est prêt à traiter la commande.
Action résultant de la confirmation du PO
Comment vérifier l’allocation analytique sur un PO
Les utilisateurs du service Finance disposant de droits adéquats peuvent vérifier si les propriétés comptables liées à un bon de commande sont correctes (comptes G/L et analytiques)
Sélectionnez : Achats/Gestion des achats/Bons de commande
Sélectionnez un PO et ouvrez le menu Rapports.
Fonction {Rapport d’allocation}
2. Sélectionnez {Allocation-Rapport}.
⮡ Un rapport en PDF s’affiche
Rapport d’allocation des lignes du PO (version anglaise)
Types de bons de commande
Type de Bons de commande
Types de bons de commande :
Bon de commande Standard : Bon de commande général qui doit être attribué à un fournisseur en particulier, qu’il s’agisse d’une instance interne, inter-sections/missions ou externe.
Partenaire externe : L’approbation du PO déclenche la création d’un bon d’engagement inscrit au budget correspondant aux centres de coûts choisis dans l’allocation analytique. Lorsque les marchandises sont réceptionnées et que la livraison entrante est validée, une facture brouillon est créée. Une fois celle-ci validée, le bon d’engagement est annulé et les charges correspondantes sont comptabilisées et reflétées dans les journaux financiers et analytiques.
Partenaire interne : Au niveau du projet, un PO standard est émis sur le centre de coûts du projet. Le type de partenaire est {interne}. À l’issue de la validation et de la synchronisation au niveau du projet et de la coordination, le PO est reçu sous la forme d’une Commande de terrain (FO) au niveau de la coordination. Une « Livraison entrante » est prête à être traitée au niveau du projet si la livraison est prévue à ce niveau. Aucun « Bon d’engagement » n’est établi. Il y a deux possibilités :
La Coordination passe commande auprès d’un fournisseur externe
Un autre PO est émis pour un fournisseur externe (automatiquement lié à la FO) et l’allocation analytique est faite sur le projet.
Une fois approuvé, l’engagement est reflété dans le budget du projet.
Lorsque la livraison est confirmée au niveau du projet ou de la coordination, la coordination règle la facture et impute le coût des marchandises directement au projet (mouvement financier au niveau de la coordination mais pas d’impact sur le budget de la coordination, puisque les charges sont associées aux centres de coûts du projet).
La validation de la réception des marchandises clôture le PO initial au niveau du projet (pas de mouvement financier au niveau du projet, mais impact sur le budget du projet, puisque les charges correspondantes sont reflétées au niveau du projet).
La Coordination utilise des stocks existants :
Dans ce cas, il n’y a pas de réaffectation des coûts, à moins que l’utilisateur ne crée une entrée manuelle visant à réaffecter les marchandises au centre de coûts correspondant à leur utilisation. Cette opération s’effectue sur la base de la politique de votre OC et doit uniquement concerner des montants significatifs.
Inter-sections : Une transaction inter-sections s’effectue au sein des deux instances. L’approbation du PO génère aussi un bon d’engagement. Une allocation analytique est faite sur un compte spécifique dans l’instance de livraison. Un document financier appelé {Bon de transfert de stock} est créé au sein de l’instance de livraison : il est comparable à une facture client dans un système standard.
Intermissions : Une transaction intermissions s’effectue au sein des deux instances, généralement en devise fonctionnelle. Un bon d’engagement est créé au sein de l’instance de livraison qui effectue l’achat auprès d’un fournisseur externe (s’il n’est pas sourcé dans les stocks) et le coût peut être affecté à un centre de coûts spécifique {intermissions} ou à celui qui réceptionne les marchandises. Un document financier appelé {Bon intermissions OUT} est créé au sein de l’instance de livraison et un {Bon intermissions IN} au sein de l’instance bénéficiaire.
La liste d’achats est un bon de commande standard qui n’a pas été attribué à un fournisseur spécifique, mais à un partenaire {Marché local} générique. Le fournisseur {Marché local} peut être modifié. Cette option est généralement utilisée pour les produits achetés au sein du marché local avec une avance opérationnelle. Elle n’entraîne pas la création d’un bon d’engagement, puisque le délai de l’achat est court et les montants ne sont pas significatifs par rapport au budget total.
Les bons de commande directs (DPO) sont utilisés lorsque la commande est livrée à une instance différente de l’instance responsable de la commande : le Projet passe une commande à la Coordination (PO à un partenaire interne) et la Coordination passe une commande à un fournisseur externe en lui demandant de livrer les marchandises directement au Projet (POD). Les impacts financiers sont légèrement différents de ceux des commandes standards. La création du bon d’engagement et de la facture brouillon est déclenchée par la confirmation du POD au niveau Coordination, puisque la facture doit être réglée par l’instance qui commande (Coordination) et que la livraison se fait au niveau du projet. Il est possible que la Coordination crée directement un POD adressé à un fournisseur externe sans suivre la procédure dans son intégralité, mais cela n’a aucune incidence sur le service Finance.
La donation avant expiration est généralement une transaction interne. Ce type de don est une Commande de terrain (FO) « forcée » d’une instance UniField à un autre partenaire. L’instance de donation crée une FO de type {Donation avant expiration} qui génère automatiquement un PO « Donation avant expiration » au sein de l’instance bénéficiaire. Le PO est clôturé à la réception des marchandises. Il n’y a pas de mouvements comptables (pas d’émission de bon d’engagement ou de facture). Les marchandises demeurent imputées à un compte de l’instance de donation, qui, en principe, doit émettre un certificat de donation. L’instance bénéficiaire enregistre cette transaction comme « donation avant expiration ».
La donation standard est un PO généralement utilisé pour une transaction interne ou inter-sections. Le comportement d’UniField est identique à celui de l’opération « Donation avant expiration ». Il n’y a pas de mouvement comptable.
Les donations en nature (uniquement reçues) sont des marchandises cédées sans contrepartie financière par des donateurs (p. ex. des moustiquaires de l’Unicef). La création d’un PO {Donation en nature} déclenche la création d’une « Livraison entrante » prête à être approuvée. Le service Finance doit s’assurer que le partenaire sélectionné par le service Achats est lié à un compte de type 81 {Contribution en nature} dans le Compte fournisseur donation, qu’il s’agisse d’articles médicaux ou non médicaux. Pour valider la réception, les utilisateurs du service Achats doivent attacher un certificat de donation du donateur. La validation de la réception déclenche la création d’un document financier appelé {Donation reçue brouillon}, accessible uniquement aux utilisateurs du service Finance dans le sous-module des factures fournisseurs. Après examen, les utilisateurs du service Finance peuvent valider ce document et le faire basculer en mode « ouvert ». Cette action crée des entrées dans un journal de comptabilité extracomptable {Donations en nature} et dans des comptes hors bilan de catégorie 81 et 91 {Contribution en nature}.
Une fois que le document {Donation} est en mode Ouvert, une annulation reste possible. L’utilisateur doit cliquer sur le bouton {Annuler} dans le document {Donation} et confirmer l’annulation. Ensuite, les entrées comptables connexes seront contrepassées et reflétées dans le journal {ODX-Corrections extracomptables}. Toutefois, cette opération ne devrait se produire qu’à titre exceptionnel, car le document {Donation} est créé à la réception de marchandises physiques.
Les utilisateurs doivent affecter les donations en nature au pool de financement « MSF fonds privés » afin de les exclure des rapports adressés aux donateurs.
1. Ne pas autoriser à supprimer avec le X rouge les lignes IKD (Donations en nature) dans la mesure où l’IKD vient d’un flux d’approvisionnement :
Allez dans Comptabilité > Fournisseurs > Donation
• Sélectionnez l’un des brouillons IKD.
• Essayez de supprimer du X rouge.
• Vous recevrez le message d’avertissement « Impossible de supprimer des factures générées par un flux « Supply » ! ».
2. Pour annuler l’IKD (Donation en nature) via le bouton « Annuler le document »
À faire:
• Sélectionnez n’importe quel brouillon de l’IKD (donations en nature), modifiez-le à partir du stylo jaune.
• Cliquez « annuler le document ».
• Les IKD (donations en nature) supprimées ne seront pas supprimés de la vue mais apparaîtront en gris lorsque vous cliquez sur le bouton d’en-tête « Annulé » afin de garantir la traçabilité.
3. Pour annuler l’IKD (Donation en nature) via le bouton « Annuler le document »
À faire:
• Sélectionnez n’importe quel brouillon de l’IKD (donations en nature), modifiez-le à partir du stylo jaune.
• Cliquez « annuler le document ».
• Les IKD (donations en nature) supprimées ne seront pas supprimés de la vue mais apparaîtront en gris lorsque vous cliquez sur le bouton d’en-tête « Annulé » afin de garantir la traçabilité.
Affichage du bouton “Annuler le document ”
Affichage des donations annulées (lignes en couleur grise)
4. Pour diviser la donation via le bouton « Fractionner Donation » comme suit :
• Sélectionnez n’importe quel brouillon de l’IKD (donations en nature), modifiez-le à partir du stylo jaune.
• Cliquez sur « fractionner Donation ».
• Il apparaîtra une nouvelle fenêtre « fractionner donation ».
• Cochez sur les IKD (Donation en nature) à diviser et supprimer en cliquant sur le bouton « Supprimer », puis « Confirmer ».
Prêt
Un prêt est un PO généralement utilisé pour les partenaires internes qui empruntent des marchandises à une autre instance. Il est prévu que ces marchandises soient restituées. Du côté de l’emprunteur A, un PO {Prêt} approuvé est créé et déclenche automatiquement la création d’un PO du côté B afin de garantir que les marchandises seront restituées à un moment convenu. Pas d’impact financier, car les marchandises seront remplacées.
Rajout de taxes au niveau global du PO
Nous avons rajouté la possibilité de rajouter les taxes a univeau du bon de commande.
Il faut aller à: Achats/Gestion des achats/Bons de commande:
Nous selectionons avec le crayon un bon de commande en draft
Actuellement nous pouvons rajouters des taxes à la ligne. Il faut selectionner le cahier et éditer.
Nous pouvons rajouter une taxe à la ligne dans l’écran de Ligne de bon de commande:
Une fois la taxe rajoutée, nous devons clicker au button Calculer, pour mettre à our les champs du Bon de Commande avex Taxes et Total:
Nous allons procéder pareil pour la deuxième ligne, avec une taxe différente: Cela nous permettra de comprendre mieux la nouvelle fonctionalité crée.
On a rajouté les taxes ligne par ligne et on a clicker le bouton “Calculer”: Nous avons:
Nous changeons d’onglet et on va à “Factures”:
Nous avons une nouvelle partie relative aux taxes qui a été crée après les Acomptes.
PROCESSUS D’ACHAT, DE LA COMMANDE AU PAIEMENT : LIENS ENTRE LES SERVICES ACHATS ET FINANCE
UniField intègre les processus relatifs aux commandes, aux achats, aux approvisionnements et aux entrepôts gérés par le service Logistique ainsi que les processus relatifs à la budgétisation, aux paiements et à la gestion financière effectués par le service Finance. Il s’agit d’un programme tout-en-un permettant de bénéficier d’une transparence renforcée entre les deux services et de gérer les étapes du processus de la commande au paiement en un seul flux.
La figure ci-dessous synthétise le flux de travail entre les services Achats et Finance au sein d’UniField lors de la passation d’une commande standard à un partenaire externe.
Bon de commande standard adressé à un partenaire externe et impact financier
Il se peut que le processus d’achat comprenne des étapes supplémentaires antérieures à la création d’un bon de commande. Toutefois, étant donné qu’elles n’ont pas d’incidence sur le service Finance, nous détaillerons le processus de la commande au paiement dans UniField à partir de l’étape du bon de commande.
Le fonctionnement d’UniField se fonde sur les principes de base du système de comptabilité à double entrée, permettant à MSF de se rapprocher davantage des normes comptables internationales. Par exemple, lorsqu’une facture fournisseur est envoyée à MSF après que des marchandises ont été commandées puis reçues, la charge est enregistrée et sa contrepartie est inscrite comme dette de MSF envers le fournisseur externe, et ce, avant que des fonds soient réellement émis déboursés par MSF, que ce soit en liquide, par chèque ou par virement bancaire.
L’exemple suivant illustre ce qu’il se passe dans les journaux lorsque l’équipe Achats crée un bon de commande (PO) pour du papier « 61220 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables ». UniField crée automatiquement une facture fournisseur lorsque l’équipe Achats confirme dans le module Entrepôt la réception des marchandises.
Lors de la validation de cette opération par le service Finance, UniField crée automatiquement deux entrées dans les journaux :
Débit du compte de charges « 61220 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables »
Crédit au compte « 30020 Dettes fournisseurs » afin d’indiquer une dette envers le fournisseur
Écritures comptables après la validation d’une facture fournisseur portant une TVA à récupérer
Lorsque le service Finance effectue le paiement, il importe la facture fournisseur dans le registre. Dans les journaux, UniField inscrit automatiquement :
Débit du compte « 30020 Dettes fournisseurs » afin d’annuler la dette due au fournisseur, puisque MSF ne lui doit plus rien. Cette entrée est automatiquement lettrée avec l’entrée d’origine 30020.
Crédit au compte « 10100 Argent en caisse », 10200 « Argent en Banque » ou « 10210 Chèques en attente de paiement » selon le mode de paiement utilisé. Cette entrée fait automatiquement diminuer le solde du registre.
Écritures comptables après le paiement d’une facture fournisseur en liquide.
Dans le registre, une seule entrée est créée pour le paiement au fournisseur.
Le processus d’achat et règlement des achats sera exposé en détail dans ce chapitre, de même que le lien entre les registres et les journaux.
Parfois, vous pourrez effectuer des entrées directes dans les registres. Nous les appellerons Entrées directes.
Nous aborderons également la gestion des écritures d’un registre selon leur statut et, enfin, le traitement de paiements spécifiques tels que les transferts internes, les avances opérationnelles et les paiements entre missions et sections.
Au terme de la lecture de ce chapitre, vous serez capable de :
Comprendre le lien entre les services Achats et Finance et les documents générés lors du processus d’achat
Gérer les factures fournisseurs
Gérer les entrées directes et les factures directes dans les registres
Comptabiliser des entrées dans les journaux
Gérer des paiements spécifiques tels que les avances aux fournisseurs ainsi que les paiements aux employés et ceux entre missions et sections.
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