Manuel de l’Utilisateur Finance -> 1. Général Finance -> 1.4 Astuces et suggestions.

LU-GE 0104 Astuces et suggestions

Options de recherche

Les utilisateurs disposent d’un certain nombre d’options pour optimiser leurs recherches de données. Des boutons sont notamment mis à disposition pour filtrer rapidement les documents en fonction de leur statut.

Options de recherche de Factures Fournisseur

1. Boutons de filtrage : une fois activés, les boutons s’affichent en gris ; pour les désactiver, cliquez une nouvelle fois dessus ou sur le bouton . Important : ces options de recherche sont basées sur le principe « et », et non « ou ». Autrement dit, si plusieurs boutons sont activés, le système cherchera les documents qui répondent aux critères de tous ces boutons à la fois. Par exemple, si les boutons {Brouillon} et {Payé} sont activés, le système recherchera les documents ayant à la fois le statut {Brouillon} et {Payé}, ce qui ne renverra aucun résultat puisqu’aucun document ne peut avoir ces deux statuts à la fois.

1. Ces champs sont associés à l’objet {Fournisseur} lié à {Factures Fournisseur} et permettent de lancer rapidement une recherche.
2. Le bouton {Rechercher} permet de lancer la recherche et le bouton {Effacer} de désactiver tous les filtres pour afficher l’ensemble des informations.

Impression de documents

Dans UniField, l’impression s’effectue toujours au moyen d’un fichier PDF ou csv. Les options d’impression se trouvent à droite de l’écran, dans le menu {Rapports}. Toutes les options situées dans ce menu sont généralement imprimables. Il est possible d’imprimer des documents en mode « Recherche » ou en mode « Formulaire ».

Options d’impression des rapports dans le sous-module {Registres de Banque}

Exportation et importation de documents

• Exportation

UniField propose les formats d’exportation suivants : PDF, Excel, XML et CSV.

Lorsque la tâche le permet, l’option d’exportation se trouve à droite, dans le menu Actions. Sous réserve qu’il dispose des autorisations appropriées, l’utilisateur doit sélectionner les colonnes à exporter, puis le format d’exportation.

Exporter un fichier ou des données

Procédure d’exportation :

1. Sélectionnez la ligne que vous souhaitez exporter, ce qui affichera le menu Action à droite de l’écran et cliquez sur {Exporter}.
2. L’assistant d’exportation apparaît pour vous permettre de sélectionner les champs à exporter.
3. Le format généralement proposé est XLS ou csv.
4. Une fois les champs à exporter sélectionnés, utilisez le bouton {Ajouter} pour afficher le contenu à exporter dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton {Exporter vers un fichier}.
5. Le système vous permet d’enregistrer la liste de champs à exporter en vue d’une utilisation ultérieure. Le fichier ainsi exporté contiendra les champs de la liste. Cette liste peut être complétée à tout moment au moyen des champs de la colonne {Champs à exporter} et du bouton {Ajouter} (4).

• Importation

UniField permet d’importer des fichiers XML, XLS et CSV — le format peut varier selon l’application, le module et la transaction (XML est le format standard).

Nous distinguons quatre types d’importation :

• Les importations liées à la migration de données lors de l’installation et de la configuration d’une instance (importation du niveau initial de stock, etc.) — dans le module Configuration, par exemple.
• Les importations effectuées à partir de fichiers produits dans une autre application (Homere et import de la paie).
• Les importations réalisées pour limiter la ressaisie d’informations dans le cadre de transferts de données depuis un objet vers un autre (par exemple, l’importation d’une facture fournisseur dans un registre pour en refléter son paiement).
• Les importations qui rendent optimale la saisie d’information dans un document spécifique (importation de lignes de produit dans une demande interne)

Vous pouvez accéder à la fonction d’importation directement depuis une transaction — en cliquant sur le bouton {Importer} — ou via le menu {Autres Options} situé à droite de l’écran. Cette option n’est disponible que pour certaines transactions.

Ouverture de l’application dans un nouvel onglet

L’ouverture de l’application dans un nouvel onglet peut s’avérer utile. Pour ce faire, positionnez la souris sur un module que vous souhaitez ouvrir et cliquer sur le bouton droit de la souris. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez {Open Link in New Tab, Ouvrir le lien dans un nouvel onglet}. L’application s’ouvre dans un nouvel onglet.

Ouverture d’une application dans un nouvel onglet

Suivi des modifications

UniField offre la possibilité de suivre les modifications apportées à certains documents et d’en identifier l’auteur. Dans le cas d’un bon de commande, par exemple, l’option Suivi des modifications permet d’afficher dans un nouvel écran toutes les modifications apportées au document (modifications, approbations, etc.), ainsi que la date à laquelle elles ont été effectuées, et leur auteur.

Dans le domaine du Supply, le suivi des modifications est disponible pour les Commandes de Terrain (FO, Field Order), Bons de Commande, Livraisons Entrantes (IN, Incoming Shipment), Demandes Internes {IR, Internal Request} et Factures Fournisseur {SI, Supplier Invoices}.

Suivi des modifications

Affichage des données ressources

UniField propose pour certains champs une icône permettant d’accéder à des données ressources. Par exemple dans un bon de commande, l’icône {Ressource} du champ Fournisseur donne accès au formulaire de ce fournisseur. Le menu {Ressource} est divisé en plusieurs sections :

Menu {Resource}

1. Icône d’accès au menu {Ressource}

1. Liens et paramètres (accessible à l’administrateur de l’instance uniquement)

• {Ouvrir la ressource}: ouvre la ressource associée (partenaire, produit, facture, etc.).
• {Mettre en valeur par défaut}: définit la ressource comme valeur par défaut
• {Enregistrer comme valeur par défaut} : enregistre la source comme valeur par défaut
• {Reset default, Annule défaut} : annule la valeur configurée par défaut

1. 3. {Action et Rapport} : Permet d’accéder à des actions ou rapports (accessible à l’administrateur de l’instance uniquement).
2. 4. {Clients & Fournisseurs, Lignes d’Ecritures Comptables, Factures, Bons de Commande et Commande de Terrain} : Affiche les documents dans lesquels ces ressources peuvent apparaître.

Représentation graphique d’un flux

UniField permet de visualiser sous forme graphique un processus en cours ainsi que le statut de certains documents associés à ce flux. Pour afficher un workflow, cliquez sur le point d’interrogation qui se trouve à côté de l’intitulé d’un formulaire.

1. Cliquez sur le point d’interrogation

1. Une fenêtre affiche un graphique représentant le workflow complet d’une commande

1. Si une commande est sélectionnée, la fenêtre affiche les étapes accomplies en rouge et celles qu’il reste à réaliser en gris. La flèche verte permet d’afficher l’étape dans le système.

Messages d’avertissement

Le système signale par message l’absence d’information indispensable ou la nécessité de corriger une valeur pour poursuivre une opération. Ces messages décrivent les valeurs à modifier (1), mettent en évidence (en rouge) les champs comportant les valeurs à modifier (2), et peuvent porter sur plusieurs onglets (3).

Message d’avertissement

Avertissement de conflit d’écriture

Le message ci-dessus peut apparaître lorsque vous tentez d’enregistrer une transaction. Il indique qu’un autre utilisateur a effectué des modifications sur ce document simultanément. Vous pouvez alors :

• {Annuler} Annuler la transaction afin d’ouvrir à nouveau le document et effectuer votre opération une fois que l’autre utilisateur aura finalisé la sienne.
• {Forcer l’écriture} Ce qui annule les modifications de l’autre utilisateur pour n’enregistrer que les vôtres.

Assistants

Les assistants facilitent la saisie d’une opération en limitant le nombre d’étapes d’un processus. Les assistants ont donc pour but de simplifier les tâches complexes ou rarement exécutées.

L’assistant de corrections comptables facilite la correction d’entrées comptables.

Assistant de Corrections Comptables (depuis Lignes d’écritures comptables)

L’assistant de confirmation de clôture de registre de banque clôture les registres de banque après les avoir réconciliés.

Assistant de confirmation de clôture de registre de banque

L’assistant de retour d’espèce clôture automatiquement les avances opérationnelles en imputant des entrées manuelles ou import de facture.

Assistant de retour d’espèce

Icônes spécifiques UniField

La plupart des icônes sont visibles en mode « Recherche » et associés pour la majorité à des boutons de commande.

Le tableau ci-dessous récapitule leur signification :

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 1. Général Finance -> 1.3 Principaux Ecrans UniField

LU-GE 0103 Principaux Ecrans UniField

Ecran de connexion

Pour accéder à l’application l’utilisateur doit disposer d’un nom d’utilisateur et mot de passe.

Pour accéder à l’application, vous aurez donc besoin:

1. D’une base de données (Database) pour se connecter
2. D’un nom d’utilisateur (User), créé à l’avance et associé aux droits d’utilisateur dont a besoin l’utilisateur.
3. D’un mot de passe (Password) spécifique au nom de l’utilisateur

Page d’authentification- UniField

UniField – Structure des applications

UniField contient différentes applications, chaque application contenant différents modules. Actuellement, les applications actives sont les suivantes :

• Produits
• Achats
• Commandes
• Partenaires
• Entrepôt
• Configuration Approvisionnement
• Administration
• Comptabilité
• Ressources Humaines
• Synchronisation

Page d’accueil- UniField

Sur la page d’accueil UniField, vous trouverez :

1. URL (ou adresse web) pour se connecter à la base de données
2. Base de données / instance à laquelle vous êtes connecté
3. Raccourcis créés par l’utilisateur
4. Applications: il y a deux façons d’accéder aux différentes applications: via les Boutons (menu horizontal) ou via les pictogrammes. Veuillez noter que vous ne pourrez visualiser que certaines applications en fonction de vos droits d’accès
5. Boutons pour:
   • Retour à l’écran initial (page d’accueil)

• • Préférences

• • Version UniField

• • Sortir de l’application en sélectionnant.

Affichages

UniField a deux options principales d’affichage:

• • Affichage en mode « Recherche » (ou liste) , pour visualiser les transactions/éléments en mode liste, une transaction par ligne.

• • Affichage en mode « Formulaire », pour visualiser toutes les données concernant une seule transaction. Si aucune ligne n’est sélectionnée, le système affichera la première ligne de la liste. Pour revenir en mode « Recherche » cliquez sur l’icône mode « Recherche »

Affichage en mode « Recherche »

Le contenu de l’affichage en mode « Recherche » varie en fonction de l’application et du module sélectionné.

Affichage en mode Recherche des Registres de Caisse

Contenu de l’application {Comptabilité}

1. Application sélectionnée.
2. Modules liés à l’application sélectionnée.
3. Les options de filtre, groupement, recherche et affichage seront détaillées dans une section spécifique
4. Affichage de recherche: le système affiche seulement une sélection de données en fonction des filtres sélectionnés
5. Menu {Rapports} et {Actions}: les options complémentaires liées au module sont listées dans la barre d’outils à droite de l’écran. Ce menu sera visible seulement pour des outils ou opérations spécifiques.
6. Pour afficher ce menu, cliquez sur l’icône « en haut de l’écran à droite
7. Pour le masquer, cliquez sur l’icône »
8. Continuons à examiner les options disponibles en mode « Recherche »

Affichage en mode Recherche des Registres de Caisse et autres options disponibles

1. En cliquant sur l’étoile, l’utilisateur peut créer un raccourci vers un module spécifique. Le raccourci est visible au-dessus de la barre des applications.
2. Le point d’interrogation indique qu’un diagramme est disponible pour visualiser un workflow
3. La case à cocher dans la ligne d’en-tête permet à l’utilisateur de sélectionner ou désélectionner toutes les entrées. Il est également possible de cocher une seule case pour sélectionner individuellement une entrée.
4. Cliquez sur l’icône pour basculer en mode « Formulaire » et modifier potentiellement les champs éditables. Sinon, cliquez directement sur la ligne pour ouvrir cette page.
5. Dans certains affichages en mode « Recherche », l’utilisateur peut cliquer sur l’en-tête d’une colonne pour obtenir une sélection ordonnée.
6. En bas de l’écran à droite l’utilisateur peut sélectionner le volume d’entrées à afficher. Par défaut le système affiche jusqu’à 20 entrées.

Il est déconseillé de sélectionner l’option “Unlimited, Illimité” en raison du temps nécessaire au système pour afficher cette information.

Affichage en mode « Formulaire »

La vue formulaire affiche une vue plus détaillée de l’objet sélectionné

En mode « Formulaire », chaque objet (fournisseur, produit ou client) contient des onglets spécifiques.

Partenaires- Affichage formulaire

1. Icône associé au mode « Formulaire ».
2. Onglets spécifiques à l’objet Partenaires à compléter par le service Finance et Supply.
3. Les champs à compléter obligatoirement sont représentés en bleu. Les champs optionnels en blanc. Il est cependant conseillé de compléter tous les champs éditables afin de maintenir une base de données détaillée. Chaque modification de données requiert une sauvegarde consécutive.

Boutons figurant en en-tête de page

L’en-tête constitue la partie supérieure du document consulté dans laquelle se trouvent des boutons d’action. En mode édition, les boutons suivants s’affichent par exemple pour une facture fournisseur :

Enregistrer: enregistre l’opération effectuée et bascule en mode formulaire.

Enregistrer & Editer: enregistre l’opération et poursuit en mode Edition

Annuler: annule les dernières modifications apportées au document mais ne le supprime pas

Facture fournisseur – Boutons d’en-tête lorsque la facture est en mode Edition

Si la vue en mode formulaire n’est pas en mode d’édition, les boutons suivants s’affichent:

Créer: ouvre un nouveau formulaire pour créer un document

Editer: bascule en mode modification.

Dupliquer: utilisé pour créer une copie d’un document, certains champs seront éditables

Supprimer: supprime le document en cours si cet objet n’est pas en lien avec un autre objet (par exemple une facture fournisseur liée à un ordre d’achat).

Factures Fournisseur – Boutons d’en-tête lorsque la facture est en mode lecture seulement

Boutons figurant en pied de page

Le pied de page constitue la partie inférieure du document consulté dans laquelle se trouvent des boutons d’action qui active l’étape suivante d’un flux spécifique (validation, confirmation, annulation). De ce fait il ne sera pas possible de revenir à l’étape précédente, veillez donc à activer ces boutons avec certitude.

En mode Formulaire, les boutons suivants s’afficheront par exemple pour une facture fournisseur en mode brouillon :

{Valider} : les informations ont été contrôlées/approuvées; cette fonction doit être utilisée selon les procédures établies.

{Fractionner Facture}: cette option n’est pas actuellement utilisée

{Annuler} : annule la facture

{Avoirs} : Cette option est utilisée pour modifier une facture validée ou payée

Boutons de pied de page d’une facture fournisseur en mode brouillon

Boutons de pied de page d’une facture fournisseur validée

Types de champs

Il existe différentes catégories de champs dans UniField. Les champs représentés en bleu indiquent des champs devant être obligatoirement complétés. Les champs en blanc sont facultatifs et les champs gris sont seulement lisibles.

Nous retrouvons également les champs suivants :

1. Texte: toute combinaison de caractères alphanumériques (limité)
2. Liste déroulante: identifiée par une flèche orientée vers le bas, l’utilisateur sélectionne une valeur à partir d’une liste de valeurs proposée par défaut.
3. Case à cocher ou décocher

Autres types de champs dans l’affichage d’une facture fournisseur

1. Loupe: ces champs sont similaires aux champs disposants de liste déroulante mais l’utilisateur est amené à sélectionner une valeur à partir d’un objet spécifique qui s’ouvre ans une nouvelle fenêtre. Ci-dessous le fait de cliquer sur la loupe ouvre une fenêtre avec une liste de codes comptables en lien avec le champ {Compte Client}

Champ {Compte Client} et loupe

Fenêtre {Rechercher Plan de Comptes} pour sélectionner un compte de type {Compte Client}

Pour ce type de champ, il est possible de saisir une partie de la description de la valeur recherchée afin d’en retrouver la valeur complète. Ci-dessous, nous recherchons un code comptable en lien avec la valeur « other, autre ». Les descriptions et codes comptables comportant cette valeur s’affiche.

Insertion d’une valeur dans un champ manuel pour en retrouver sa valeur complète

Si vous avez sélectionné par erreur une valeur vous devez au préalable surligner votre sélection et supprimer le contenu du champ avant de sélectionner la valeur correcte.

Surligner et supprimer une valeur incorrecte dans un champ avant de saisir la valeur correcte

Si aucune valeur n’existe dans le système alors que vous la recherchez (typo), vous obtiendrez le message ci-dessous :

Valeur incorrecte saisie dans un champ

Message d’erreur proposant de créer une valeur recherchée et non existante dans le système

UniField vous proposera alors de créer cette valeur mais il est recommandé de suivre le processus standard de création. Pour cela cliquer sur la Croix en haut de page pour fermer la fenêtre et revenir sur votre document de travail initial.

1. Champ numérique: seules des valeurs numériques sont acceptées.
2. Date/Heure ou Date: cliquer sur l’icône Calendrier pour sélectionner une date ou la saisir manuellement sous format jj/MMM/aaaa, par exemple 08/Oct/2020. Les autres formats ne sont pas acceptés.

Champs numériques et date

3. Onglet Notes: pour ajouter des informations qui ne sont pas enregistrables dans les autres onglets

Onglet Notes

Couleurs d’affichage

• Noir: la couleur par défaut d’UniField
• Rouge: indique que des valeurs sont incorrectes ou incomplètes (allocation analytique incorrecte, niveau de stock)
• Bleu: indique un statut Brouillon {Draft} ou un hyperlien vers une autre transaction.
• Vert: utilisée dans certains processus d’approvisionnement pour afficher un “fournisseur spécifique”
• Gris: peut signaler qu’une transaction est annulée, archivée ou clôturée

Langues et fuseau horaire

Le bouton préférences peut être utilisé pour modifier les langues et fuseaux horaires. L’activation ou désactivation des fonctions {Astuces du Menu} s’effectue également à partir de cette fenêtre.

Page d’accueil et icône Préférences

Pour modifier la langue, cliquez sur l’icône préférences dans le coin supérieur droit depuis la page d’accueil. Modification de la langue dans la fenêtre Préférences

Sélectionnez ensuite la langue dans laquelle vous voulez afficher l’application, et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 1. Général Finance -> 1.2 Flux d'informations.

LU-GE 0102 – Flux d’informations

Comment expliquer les flux d’informations UniField ?

Le graphique suivant schématise les flux standards de chaque domaine d’activité (finance et supply) et les flux entre ces deux domaines.

L’accès aux fonctionnalités de chaque domaine variera en fonction des droits d’utilisateurs.

Flux d’information entre domaine d’activités

Relation entre les différents niveaux opérationnels

Certains processus terrain MSF impactent plusieurs niveaux opérationnels (projet, coordination et siège). Les graphiques suivants illustrent les principaux flux comptables et d’approvisionnement entre ces niveaux et retranscris dans UniField.

Ces flux sont obtenus par le biais de la synchronisation et s’appuient sur une succession de statut, un statut correspondant à une étape spécifique d’un processus.

1. Flux d’informations et intégration avec des systèmes externes

• Intégration verticale: La version actuelle d’UniField s’intègre avec les formats des outils utilisés au niveau des centres d’approvisionnement (ESC) et du siège (HQ). Les futures versions d’UniField effectueront une intégration automatisée avec l’ensemble des systèmes HQ/ESC via une plateforme commune d’intégration et un service Web.
• Intégration horizontale: UniField est également adapté au format des logiciels utilisés sur le terrain tels qu’Homere pour la gestion des ressources humaines. En revanche il n’a pas été développé par exemple pour intégrer des données épidémiologiques consolidées sous fichiers Excel.

2. Flux d’informations comptables entre instance

Les flux comptables dans UniField répondent à deux objectifs spécifiques :

• Consolidation comptable, visant à clôturer les exercices comptables au niveau du terrain pour une consolidation au niveau du siège
• Flux d’informations financières, disponibles à tous les niveaux opérationnels, afin d’assurer une gestion financière plus optimale. Ces flux comprennent également les écritures passées au siège en faveur du terrain (Entrées HQ).

Les données échangées relèvent à la fois de la comptabilité financière et analytique.

Ensuite chaque fonctionnalité dispose de statuts particuliers. Par exemple pour les registres, qui sont des interfaces des journaux comptables et disposent de lignes de registres, on distinguera les statuts suivants :

• {Brouillon} : création de l’entrée dans le registre, sans synchronisation
• {Temp}: synchronisé – peut être modifié à tout niveau (mais pas nécessairement par tout utilisateur)
• {Comptabilisé} : les modifications ne sont plus autorisées

Les entrées dans les journaux comptables peuvent être :

• {Non comptabilisé} : les entrées correspondantes ne sont pas des entrées finales; elles peuvent être modifiées sans générer de correction comptable. Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé temporairement”.
• {Comptabilisé}: les entrées correspondantes sont des entrées comptables finales; elles ne sont plus éditables (une correction comptable sera nécessaire). Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé”.

Il existe aussi quatre statuts différents de période pour gérer le processus de clôture :

• {Ouvert}
• {Terrain-Clôturé}
• {Mission-Clôturé}
• {HQ- Clôtur

Flux comptable entre le terrain et le siège

3. Flux d’informations supply entre instance

La création de documents liés au supply suit une chaine successive d’étapes en fonction du type de flux abordé ci-dessous. Lorsqu’un document est confirmé, validé ou clôturé, le document suivant (correspondant à l’étape suivante de la chaîne d’approvisionnement) est automatiquement créé en mode {Draft} (Brouillon) (effet boule de neige).

Il existe 3 types de flux dans UniField : les flux internes, les flux inter-instances et les flux externes.

• Flux internes

Les flux internes regroupent tous les flux propres à une instance (Coordination, Projet), ayant lieu AU SEIN d’une instance.

Le point de départ du processus d’approvisionnement est la demande exprimée par la création dans UniField d’une Demande Interne (IR, Internal Request). L’IR correspond donc au point de départ des flux internes UniField.

Une fois la demande interne validée, elle doit être sourcée soit en « Stock » (si les biens se trouvent en quantité suffisante), soit « Commander ». L’action de sourcer confirmera la demande interne.

Cette demande suivra un processus au cours duquel tous les documents seront automatiquement générés en mode {Brouillon} jusqu’à la livraison de la commande.

• Flux inter-instances

Contrairement aux flux internes, les flux inter-instances concernent deux instances MSF (Coordination et Projet). C’est-à-dire qu’il y aura une instance commandant des produits auprès d’une autre instance qui les lui fournira.

L’instance émettant la demande enverra un Bon de Commande (PO, Purchase Order) à l’instance fournissant les biens (celle-ci agira en tant que fournisseur interne).

Le moteur de synchronisation traitera le bon de commande validé auprès de l’instance demandant les biens et l’enverra automatiquement à l’instance fournissant les biens. Les détails de ce bon de commande seront reçus sous forme de brouillon de Commande de Terrain (FO, Field Order) par l’instance “fournisseur”.

L’instance “fournisseur” traitera alors la demande en l’associant à une commande de terrain. Une fois celle-ci confirmée, une nouvelle synchronisation sera effectuée et le bon de commande initial sera automatiquement mis à jour et confirmé par l’instance demandant les biens.

• Flux Externes

Les flux externes sont des flux entre une instance MSF et un fournisseur externe, c’est-à-dire lorsqu’un bon de commande est envoyé à un fournisseur ne constituant pas un partenaire interne (Coordination, Projet ou ESC).

Les bons de commande confirmés sont imprimés dans UniField et envoyés au fournisseur externe.

Flux de commandes entre instance MSF d’une même mission et partenaires externes