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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> B. LU-SU2103 Comment créer une liste de prix d'un catalogue de produits fournisseur

Comment créer une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

Pour créer une telle liste pour un fournisseur, l’utilisateur doit suivre les procédures MSF pertinentes qui permettent de recueillir ce genre d’information, communément appelée « analyse de marché » (ce qui peut impliquer un appel d’offres), avant d’entrer ces données dans le système. Pour rendre ce processus d’encodage aussi efficace que possible, on peut à la fois entrer ces données directement dans la fiche Fournisseur/Produit et les importer dans le système via un fichier Excel.

Pour entrer directement de le système une liste de prix à partir d’un catalogue de fournisseur, aller sous : Partenaires > Fournisseurs

1. Entrer les valeurs de recherche pertinentes dans les champs de l’en-tête pour trouver le fournisseur en question.
2. Cocher la case à côté du fournisseur, sous la vue « Rechercher : Fournisseurs ».
3. Sous le menu « Actions » situé à droite, cliquer sur « Nouveau catalogue ». Un écran « Nouveau catalogue » apparaît.

Catalogue de produits (étape 1)

1. 1. Nommer le catalogue
   2. Le champ « De » affiche automatiquement la date du jour, mais il est possible de modifier cette date.
   3. Indiquer une date dans le champ « Au » en utilisant le bouton « Calendrier ». Cette date doit correspondre au dernier jour de la validité des données entrées (p. ex. si un fournisseur a indiqué dans son devis un prix valable jusqu’à une certaine date). Ce champ n’est pas obligatoire.
   4. La devise découle de celle qui a été entrée pour ce fournisseur.
   5. Chaque nouveau catalogue doit avoir un classement. Un classement par défaut « 3ème choix » est automatiquement attribué pour les catalogues créés via la synchronisation ou via l’importation automatique de VI, mais il peut être modifié.
   6. Le champ « Partenaire » affiche le nom du fournisseur pour lequel vous ajoutez le prix catalogue.
   7. La case « Actif » indique le statut de la fiche fournisseur (autrement dit, cette case doit être cochée si l’on envisage de faire appel à ce fournisseur et si on lui a demandé le prix de ses produits).
   8. Sous la rubrique « Importer des lignes », le bouton « Ajouter une pièce jointe » permet de naviguer et de sélectionner le fichier Excel à importer. À côté se trouve le bouton « Importer le fichier » qui sert à importer les données du fichier Excel.
   9. Pour ajouter des produits un par un au catalogue, cliquer sur le bouton « Créer » sous l’onglet « Produits ». Vous pouvez également ajouter plusieurs lignes en sélectionnant
   10. Cliquer sur la loupe pour afficher la fenêtre « Rechercher produits » et y entrer les valeurs pertinentes pour trouver le(s) produit(s) en question.
   11. Sélectionner tous les produits concernés, puis contrôler l’UdM par défaut (et le modifier si nécessaire).
   12. Entrer la quantité minimale sur laquelle le fournisseur base ses prix. Si aucune quantité n’est mentionnée, entrer « 1 ». Si vous tentez d’enregistrer une ligne avec une quantité minimale à « 0 », le système affichera un message d’erreur.
   13. Entrer le prix unitaire (qui doit être lié à la devise choisie).
   14. Entrer une quantité arrondi QcS (p. ex. si les produits en question sont des stylos, l’UdM et le prix peuvent se rapporter à un stylo (à la pièce) ; or le fournisseur les vend par boîte de 50, ce qui signifie que le chiffre arrondi sera 50).
   15. Entrer la quantité minimale de commande – en fonction du fournisseur et de la quantité minimale de marchandises qu’il accepte de fournir par commande.
   16. Entrer tout autre commentaire.
   17. Cliquer sur la disquette pour sauvegarder la ligne, puis répéter les étapes pour ajouter un autre produit et cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer le Catalogue.
   18. Quand le catalogue est complet et toutes les lignes sont sauvegardées, si vous souhaitez confirmer le catalogue, cliquer sur le bouton “Confirmer”. Cela signifie que toutes les données qu’il contient seront utilisées par le système dans les transactions concernées.

Création d’un nouveau catalogue fournisseur

N.B: Il est possible d’avoir deux catalogues actifs pour le même fournisseur dans la même instance, à condition que les produits soient différents dans chaque catalogue. Si un fournisseur possède plus d’un catalogue pour le même produit, l’utilisateur recevra un message d’avertissement.

Veuillez noter qu’il est désormais possible de créer un catalogue de l’instance Coordination au niveau de l’instance Coordination. Cette fonction a été ajoutée afin de permettre aux projets liés, auxquels ce Catalogue est synchronisé vers le bas, d’avoir un Catalogue Fournisseur Coordination. Ceci aidera à obtenir des informations plus précises sur les estimations des prix des commandes intra-missions.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> A. LU-SU2103 LU Introduction

LU Introduction

La liste des produits figurant sur un catalogue fournisseur est une caractéristique facultative de la fiche d’un fournisseur. Elle permet à l’utilisateur de consulter une liste des produits qu’un fournisseur est en mesure de fournir, ainsi que les prix et autres informations pertinentes relatifs à ces produits. Avantage pour les utilisateurs : dès qu’ils demandent – ou reçoivent une demande pour – un produit répertorié dans une liste de prix d’un catalogue fournisseur, le système peut automatiquement indiquer les fournisseurs en mesure de sourcer ce produit, le prix demandé et d’autres informations, tels les types d’emballage, les délais, etc. Toutes ces données aident les utilisateurs à planifier leurs activités d’approvisionnement plus efficacement, tout en facilitant la gestion des fournisseurs grâce à des informations concrètes et actualisées.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur

A. LU Introduction

B. Comment créer une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

C. Comment mettre à jour une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

D. Comment exporter une liste de prix de produits de Catalogue fournisseur

E. Comment configurer la suppression automatique du catalogue des fournisseurs ESC

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.3 Liste de Produits -> D. LU-SU2102 Comment mettre à jour une liste de produits via un fichier d'import

Comment mettre à jour une liste de produits via un fichier d’import

Aller sous : Produits > Produits

1. Sous la vue « Rechercher produits », entrer les valeurs adéquates dans les champs filtrants afin d’afficher le plus grand nombre des produits que vous souhaitez ajouter à la liste.
2. Cliquer sur « Rechercher ».
3. Parmi les résultats affichés, cocher la case devant chacun des produits à ajouter ou la case qui se trouve au-dessus de la liste de produits pour sélectionner tous les produits de la page (SANS aller sur d’autres pages).
4. Sous le menu « Actions » à droite, cliquer sur « Importer dans la liste ».

Importer vers une liste de produits

5. L’écran « Importer dans la liste » s’ouvre et affiche la liste des produits sélectionnés.

6. Sous la rubrique « Définition de la liste », sélectionner l’une des options suivantes :

• • « Liste existante » pour ajouter ces produits à une liste existante ;
  • « Nouvelle liste » pour créer une nouvelle liste ;
  • « Remplacer la liste » pour remplacer une liste qui existe déjà.

7. Si vous sélectionnez « Liste existante » ou « Remplacer la liste », il faut sélectionner la liste qui, respectivement, doit inclure de nouveaux produits ou doit être remplacée.

8. Si vous sélectionnez « Nouvelle liste », il faut entrer le nom de cette nouvelle liste.

• • Entrer le type de liste :
    • « Liste » s’il s’agit d’une liste ;
    • « Sous-liste » s’il s’agit d’une sous-liste appartenant à une liste « parent ».

9. Cliquer sur le bouton « Importer produits » pour importer des produits vers la liste.

10. Entrer toutes les données pertinentes sur l’écran « Liste Produits » : les champs « Type » et « Nom » sont déjà remplis grâce aux informations déjà encodées dans le système.

Importer une liste de produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.3 Liste de Produits -> C. LU-SU2102 Comment mettre à jour une liste ou sous-liste de produits

Comment mettre à jour une liste ou sous-liste de produits

Aller sous : Produits > Produits > Liste de produits

1. Utiliser les outils de recherche pour filtrer les valeurs et trouver la liste ou sous-liste que vous souhaitez modifier.
2. Cliquer sur le crayon situé devant la liste en question pour l’ouvrir et la modifier.
3. Effectuer les modifications nécessaires.
4. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.3 Liste de Produits -> B. LU-SU2102 Comment créer une nouvelle liste ou sous-liste de produits

Comment créer une nouvelle liste ou sous-liste de produits

Pour consulter des listes ou sous-listes de produits dans le système, aller sous : Produits > Produits > Liste Produits

Une fenêtre Rechercher : Liste Produits s’affiche. Elle se divise en trois parties :

1. Options de recherche et de groupement
2. Listes et sous-listes existantes dans le système
3. Production de rapports, importation et exportation de valeurs

Tableau de bord des listes et sous-listes

Pour créer une nouvelle liste ou sous-liste de produits :

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour lancer le processus de création.
2. Sélectionner le type de liste que vous souhaitez créer (liste ou sous-liste), puis entrer le nom, la référence, la description. Le créateur sera Temporaire par défaut. Vous choisirez aussi à quel niveau vous créez la liste (HQ, Coordo, Projet), pour des modifications future de cette liste, cela sera limité seulement au niveau de choisi lors de la création. Préciser s’il s’agit d’une liste standard ou d’une liste de commande. S’il s’agit d’une sous-liste, sélectionner la liste « parent » ; dans ce cas, seuls les produits de cette liste parent apparaissent. Sélectionner l’entrepôt et la zone rattachés à cette liste.
3. Il est possible d’importer une liste de produits en sélectionnant « Ajouter une pièce jointe » ou d’ajouter plusieurs produits en cliquant sur le bouton « Ajouter plusieurs produits ». On peut aussi cliquer sur le bouton « Créer » pour ajouter de nouveaux produits un par un à la liste.
4. Cliquer sur « Sauvegarder ».

Création d’une liste de produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.3 Liste de Produits -> A. LU-SU2102 LU Introduction

LU Introduction

Les listes et sous-listes de produits sont très utiles pour automatiser des tâches. Elles servent notamment lorsque les mêmes produits sont commandés régulièrement, avec des quantités variables. Une liste (et sous-liste) de produits est donc un modèle de commande, ce qui accélère le processus de création de commande.

Une liste de produits peut servir à définir les produits demandés par une mission, un projet ou une activité particulière, ou à répertorier les produits qu’un fournisseur peut procurer. Les listes sont toujours liées à un entrepôt et une zone peut éventuellement être liée à un fournisseur ou client.

Les listes marquees comme Standard seront synchronisées à toutes les niveaux d’instances dessous. Tout produit ajouté ou enlevé mettra également à jour les listes liées en dessous par synchronisation, et ce changement sera affiché dans l’onglet Anciens Produits.

Une sous-liste doit être liée à une liste. Aussi, au moment de choisir des produits d’une sous-liste, seuls les produits apparaissant dans la liste initiale seront disponibles. Par exemple : imaginons qu’un projet MSF (projet 01) ait 3 activités (OPD, Vaccination and Nutrition). En créant une liste pour le projet 01 et 3 sous-listes pour chaque activités, l’utilisateur pourra bénéficier de l’utilisation de fonctionnalités UniField telle que le réapprovisionnement, la planification, les commandes et plus.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.3 Liste de Produits

A. LU Introduction

B. Comment créer une nouvelle liste ou sous

C. Comment mettre à jour une liste ou sous

D. Comment mettre à jour une liste de produits via un fichier d’import

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.2 Gestion générale des Produits -> N. Comment fusionner 2 produits locaux (Coordination uniquement)

Dans l’instance de la Coordination, il est possible de fusionner 2 produits locaux. Ceci est possible pour le produit de type Local, même s’ils est en stock ou dans des transactions ouvertes dans n’importe quelle instance de la mission. Le produit sélectionné est désactivé et, lors de la synchronisation, toutes les transactions en stock ou clôturées avec ce produit sont transférées de sorte qu’elles affichent désormais le produit actif (conservé) à sa place.

La fusion des produits locaux ne peut être effectuée qu’au niveau de l’instance de coordination, et les deux produits doivent être « actifs » au moment de la fusion.

Une fois la fusion effectuée pour les deux produits locaux, le produit sélectionné sera désactivé dans Coordination. Après la synchronisation, ce produit sera désactivé dans toutes les instances de pays inférieures, et toutes les quantités en stock, ainsi que les transactions ouvertes ou clôturées, seront mises à jour afin que le produit « conservé » apparaisse à sa place. En cas de conflit dans une instance inférieure après la fusion et la synchronisation du produit, un message « Non exécuté » s’affichera dans l’instance de réception.

La fonctionnalité de fusion est disponible sur la fiche produit au niveau Coordination sous la forme d’un bouton qui s’affichera uniquement pour les produits de type Local (Non-MED). L’affichage de ce bouton sera également conditionné par les droits de l’utilisateur.

Pour fusionner un produit Local , allez a: Produits/ Produits :

1- Utilisez les outils de recherche pour filtrer les valeurs et trouver le produit à fusionner/désactiver.
2- Cliquez sur la ligne de produit pour l’ouvrir.
3- Cliquez sur le bouton « Fusionner le produit local ».

4- Sélectionnez le « Produit conservé » (le produit qui restera actif) dans la liste des produits de type Actif de l’instance. En cliquant sur la loupe, vous pouvez effectuer une recherche à l’aide des champs de filtre « Code », « Description », « Ancien code », « Nouveau code » et des quatre principaux types de nomenclature.

5- Cliquez sur « Fusionner le produit » dans la fenêtre contextuelle.

Le produit local désactivé sera remplacé par le produit local « conservé » sur tous les documents ouverts ou fermés (y compris les emplacements et mouvements de stock) contenant ce produit.

Le bouton « Fusionner le produit local » restera actif sur le produit « conservé » après la fusion. Cela signifie que le produit conservé peut être fusionné à nouveau avec un autre produit local.

Après la fusion, le produit désactivé ne peut pas être réactivé et la fusion est irréversible.

Lors de la fusion, plusieurs vérifications de compatibilité des attributs des deux produits locaux sont effectuées afin de garantir leur cohérence. En cas de divergence, un message (bloquant dans certains cas) s’affiche, invitant l’utilisateur à aligner les attributs incohérents avant de procéder à la fusion.

• Le message d’avertissement/blocage en cas d’incohérence dans le Type Principal, le Type de Produit, la Date d’Expiration Obligatoire, le Numéro de Lot Obligatoire ou l’Unité de Mesure par Défaut est : “Avertissement : Il y a une inconsistance entre les produits: <nom de l’attribut> doit être identique. doivent être identiques. Veuillez mettre à jour les valeurs <nom de l’attribut> d’un des produit UniData et recommencer la fusion.
• Le message d’avertissement non bloquant (qui s’applique aux Nomenclatures: Groupe, Famille & Origine ainsi qu’à la Qualité: Article sensible à la température) est le suivant : “Avertissement : Il y a une inconsistance entre ces valeurs des produits <nom de l’attribut>. Voulez-vous tout de même exécuter la fusion ?

En général, les attributs du produit « conservé » prévalent sur ceux du produit désactivé.

Les produits locaux désactivés seront dotés d’une case à cocher « Fusion locale » qui sera automatiquement cochée une fois désactivés via le processus de fusion.

La référence du produit désactivé sera renseignée dans le champ « Ancien code » de la fiche produit UniData nouvellement fusionnée. Dans la fiche produit non conservée, le champ « Nouveau code » sera renseigné avec le code du produit conservé.

Dans le suivi des modifications des deux produits, il y aura une indication du code de l’autre produit/de la identification du produit avec lequel il a été fusionné.

N.B. Il est reconnu que les règles de synchronisation pour les produits Standards et Non-Standards diffèrent de celles pour les produits Locaux Non-Standards. La décision de fusionner un produit doit être prise en accord et en ligne avec les processus locaux.

*N.B. : Le nouveau calcul du prix moyen effectué dans le cas où des produits conservés et non conservés sont stockés devrait donner un résultat précis basé sur les prix moyens actuels.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.2 Gestion générale des Produits -> M. Comment fusionner 2 produits UniData (uniquement HQ)

M. Comment fusionner 2 produits UniData (uniquement HQ)

Dans l’instance du siège, il est possible de fusionner 2 produits UniData (produits dont le créateur est “UniData”). Ceci est possible pour n’importe quel produit de type UniData, même s’ils sont en stock ou dans des transactions ouvertes dans n’importe quelle instance. Le produit sélectionné est désactivé et, lors de la synchronisation, toutes les transactions en stock ou clôturées avec ce produit sont transférées de sorte qu’elles affichent désormais le produit actif (conservé) à sa place.

UniData est alors en mesure de mettre à jour le seul produit “actif” et ce produit peut être utilisé normalement pour toutes les missions / instances. La fusion des produits UniData ne peut être effectuée qu’au siège, et les deux produits doivent être “actifs” au moment de la fusion.

Si l’utilisateur essaie de désactiver un seul produit (pas via cette fonctionnalité de fusion) qui a des transactions ouvertes / du stock, cela est (toujours) bloqué.

Une fois que l’action de fusion a été effectuée pour les 2 produits UniData, le produit sélectionné sera désactivé dans le siège. Après la synchronisation, ce produit sera désactivé dans toutes les instances Coordo & Projet, et toutes les quantités en stock ou les transactions ouvertes ou fermées seront mises à jour afin que le produit “conservé” apparaisse à sa place. Dans tous les cas où il y a un conflit dans une instance en bas après que le produit ait été fusionné et synchronisé, un message “Non Executé” apparaîtra dans l’instance réceptrice.

La fonctionnalité de fusion sera disponible sur la fiche produit au niveau du siège sous la forme d’un bouton qui ne sera affiché que pour les produits de type UniData.

Pour fusionner un produit Unidata, allez a: Produits/ Produits :

1- Utilisez les outils de recherche pour filtrer les valeurs et trouver le produit que vous souhaitez fusionner / désactiver.
2- Cliquez sur la ligne du produit pour l’ouvrir
3- Cliquez sur le bouton “Fusionner Siège du produit”.

4- Sélectionnez le “Produit conservé” (le produit qui restera actif) dans la liste de tous les produits actifs de type UniData de l’instance. En cliquant sur la loupe, vous pouvez rechercher en utilisant les champs de filtre “Code”, “Description”, “Ancien code”, “Nouveau code”, et les 4 principaux types de nomenclature.

5-Cliquez sur “Fusion Produits” dans le pop up.

Le produit UniData désactivé sera remplacé par le produit UniData “conservé” sur tous les documents ouverts ou fermés (y compris les zones de stock et les mouvements) contenant le produit (similaire à la fonctionnalité originale de fusion des produits locaux où le produit activé remplace le produit désactivé).

Le bouton “Fusionner Siège du produit” sera toujours actif sur le produit “conservé” après la fusion. Cela signifie que le produit conservé peut être fusionné à nouveau avec un autre produit UniData. Cependant, la limite du nombre de fois qu’un même produit peut être fusionné est supportée pour un maximum de 2 actions de fusion (jusqu’à 3 produits fusionnés en un seul).

Après la fusion, le produit désactivé ne peut pas être réactivé et la fusion ne peut pas être annulée.

Lors de la fusion, plusieurs contrôles sont effectués sur la compatibilité des attributs des deux produits UniData afin d’assurer la cohérence après la fusion. En cas de divergence, un message (dans certains cas bloquant) doit être affiché pour demander à l’utilisateur d’aligner les attributs incohérents avant que la fusion puisse être effectuée.

• Le message d’avertissement/blocage en cas d’incohérence dans le Type Principal, le Type de Produit, la Date d’Expiration Obligatoire, le Numéro de Lot Obligatoire ou l’Unité de Mesure par Défaut est : “Avertissement : Il y a une inconsistance entre les produits: <nom de l’attribut> doit être identique. doivent être identiques. Veuillez mettre à jour les valeurs <nom de l’attribut> d’un des produit UniData et recommencer la fusion.
• Le message d’avertissement non bloquant (qui s’applique aux Nomenclatures: Groupe, Famille & Origine ainsi qu’à la Qualité: Article sensible à la température) est le suivant : “Avertissement : Il y a une inconsistance entre ces valeurs des produits <nom de l’attribut>. Voulez-vous tout de même exécuter la fusion ?

En général, les attributs du produit “conservé” prévaudront sur ceux du produit désactivé.

Les produits UniData désactivés auront une case à cocher nommée “UD Fusionné” qui sera cochée automatiquement une fois qu’il est désactivé par le processus de fusion.

La référence du produit désactivé sera renseignée dans le champ “Ancien code” de la fiche produit UniData nouvellement fusionnée. Dans la fiche du produit non conservé, le “Nouveau code” sera rempli avec le code du produit conservé.

Dans le suivi des modifications des deux produits, il y aura une indication du code de l’autre produit/de la identification du produit avec lequel il a été fusionné.

N.B. Il est reconnu que les règles de synchronisation pour les produits Standards et Non-Standards diffèrent de celles pour les produits Locaux Non-Standards. La décision de fusionner un produit doit être prise en accord et en ligne avec les processus du siège et d’UniData.

*N.B. : Le nouveau calcul du prix moyen effectué dans le cas où des produits conservés et non conservés sont stockés devrait donner un résultat précis basé sur les prix moyens actuels.