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LU-GE 0102 – Flux d’informations

Comment expliquer les flux d’informations UniField ?

Le graphique suivant schématise les flux standards de chaque domaine d’activité (finance et supply) et les flux entre ces deux domaines.

L’accès aux fonctionnalités de chaque domaine variera en fonction des droits d’utilisateurs.

Flux d’information entre domaine d’activités

Relation entre les différents niveaux opérationnels

Certains processus terrain MSF impactent plusieurs niveaux opérationnels (projet, coordination et siège). Les graphiques suivants illustrent les principaux flux comptables et d’approvisionnement entre ces niveaux et retranscris dans UniField.

Ces flux sont obtenus par le biais de la synchronisation et s’appuient sur une succession de statut, un statut correspondant à une étape spécifique d’un processus.

1. Flux d’informations et intégration avec des systèmes externes
2. Intégration verticale: La version actuelle d’UniField s’intègre avec les formats des outils utilisés au niveau des centres d’approvisionnement (ESC) et du siège (HQ). Les futures versions d’UniField effectueront une intégration automatisée avec l’ensemble des systèmes HQ/ESC via une plateforme commune d’intégration et un service Web.
3. Intégration horizontale: UniField est également adapté au format des logiciels utilisés sur le terrain tels qu’Homere pour la gestion des ressources humaines. En revanche il n’a pas été développé par exemple pour intégrer des données épidémiologiques consolidées sous fichiers Excel.
4. Flux d’informations comptables entre instance

Les flux comptables dans UniField répondent à deux objectifs spécifiques :

1. Consolidation comptable, visant à clôturer les exercices comptables au niveau du terrain pour une consolidation au niveau du siège
2. Flux d’informations financières, disponibles à tous les niveaux opérationnels, afin d’assurer une gestion financière plus optimale. Ces flux comprennent également les écritures passées au siège en faveur du terrain (Entrées HQ).

Les données échangées relèvent à la fois de la comptabilité financière et analytique.

Ensuite chaque fonctionnalité dispose de statuts particuliers. Par exemple pour les registres, qui sont des interfaces des journaux comptables et disposent de lignes de registres, on distinguera les statuts suivants :

• {Brouillon} : création de l’entrée dans le registre, sans synchronisation
• {Temp}: synchronisé – peut être modifié à tout niveau (mais pas nécessairement par tout utilisateur)
• {Comptabilisé} : les modifications ne sont plus autorisées

Les entrées dans les journaux comptables peuvent être :

• {Non comptabilisé} : les entrées correspondantes ne sont pas des entrées finales; elles peuvent être modifiées sans générer de correction comptable. Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé temporairement”.
• {Comptabilisé}: les entrées correspondantes sont des entrées comptables finales; elles ne sont plus éditables (une correction comptable sera nécessaire). Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé”.

Il existe aussi quatre statuts différents de période pour gérer le processus de clôture :

• {Ouvert}
• {Terrain-Clôturé}
• {Mission-Clôturé}
• {HQ- Clôtur

Flux comptable entre le terrain et le siège

1. Flux d’informations supply entre instance

La création de documents liés au supply suit une chaine successive d’étapes en fonction du type de flux abordé ci-dessous. Lorsqu’un document est confirmé, validé ou clôturé, le document suivant (correspondant à l’étape suivante de la chaîne d’approvisionnement) est automatiquement créé en mode {Draft} (Brouillon) (effet boule de neige).

Il existe 3 types de flux dans UniField : les flux internes, les flux inter-instances et les flux externes.

• Flux internes

Les flux internes regroupent tous les flux propres à une instance (Coordination, Projet), ayant lieu AU SEIN d’une instance.

Le point de départ du processus d’approvisionnement est la demande exprimée par la création dans UniField d’une Demande Interne (IR, Internal Request). L’IR correspond donc au point de départ des flux internes UniField.

Une fois la demande interne validée, elle doit être sourcée soit en « Stock » (si les biens se trouvent en quantité suffisante), soit « Commander ». L’action de sourcer confirmera la demande interne.

Cette demande suivra un processus au cours duquel tous les documents seront automatiquement générés en mode {Brouillon} jusqu’à la livraison de la commande.

• Flux inter-instances

Contrairement aux flux internes, les flux inter-instances concernent deux instances MSF (Coordination et Projet). C’est-à-dire qu’il y aura une instance commandant des produits auprès d’une autre instance qui les lui fournira.

L’instance émettant la demande enverra un Bon de Commande (PO, Purchase Order) à l’instance fournissant les biens (celle-ci agira en tant que fournisseur interne).

Le moteur de synchronisation traitera le bon de commande validé auprès de l’instance demandant les biens et l’enverra automatiquement à l’instance fournissant les biens. Les détails de ce bon de commande seront reçus sous forme de brouillon de Commande de Terrain (FO, Field Order) par l’instance “fournisseur”.

L’instance “fournisseur” traitera alors la demande en l’associant à une commande de terrain. Une fois celle-ci confirmée, une nouvelle synchronisation sera effectuée et le bon de commande initial sera automatiquement mis à jour et confirmé par l’instance demandant les biens.

• Flux externes

Les flux externes sont des flux entre une instance MSF et un fournisseur externe, c’est-à-dire lorsqu’un bon de commande est envoyé à un fournisseur ne constituant pas un partenaire interne (Coordination, Projet ou ESC).

Les bons de commande confirmés sont imprimés dans UniField et envoyés au fournisseur externe.

Flux de commandes entre instance MSF d’une même mission et partenaires externes

Manuel de l’Utilisateur Supply -> Général Supply -> LU-GE 0101 UniField: Système ERP

LU-GE 0101 UniField: Système ERP

Comment expliquer l’architecture UniField ?

UniField appliqué aux spécificités MSF est un outil de Planification des Ressources de l’Enterprise (UK -Entreprise Resource Planning/ERP) qui facilite l’intégration des activités de chaque service et/ou fonction d’une mission dans un seul système.

UniField est un système Open ERP^[1] et fournit une série d’applications qui se décomposent en modules. Il vise à offrir un logiciel simple d’utilisation et cohérent tout en restant flexible.

Développer un logiciel unique qui réponde aux besoins de chaque utilisateur Finance, Supply ou Stockage est un réel défi. Actuellement, chaque service dispose de système spécifique répondant aux besoins singuliers d’un métier. UniField parvient à les combiner dans un logiciel intégré unique en fonctionnant sur une seule instance (base de données) et en facilitant la communication et le partage d’informations entre ces services.

UniField facilite l’interaction entre les utilisateurs des bureaux du siège, de la coordination et des projets, L’application est gérée via un contrôle d’accès utilisateur, de façon à ce que chaque utilisateur ait accès à une partie spécifique d’un processus. Par ex., un agent Supply basé à la coordination crée une commande, validée par un coordinateur, reçue au projet par le logisticien terrain et payée par le service Finance. Tous les utilisateurs interagissent avec cette commande à différents niveaux opérationnels et du système.

UniField est une application qui s’utilise via le Web et fonctionne avec une connexion optimale. Lorsqu’elle est défaillante les utilisateurs utilisent le serveur de synchronisation pour continuer à échanger des données.

Système (ERP)

Un système ERP intègre un grand nombre de fonctionnalités. La plupart des utilisateurs UniField n’exploitera qu’une partie du système selon son rôle dans l’organisation. Les différentes fonctionnalités sont regroupées par domaine d’application pour faciliter la navigation.

L’idée principale est que l’utilisateur travaille dans un contexte spécifique (par ex., dans un projet, un entrepôt (Supply) ou enregistre des écritures comptables (Finance). UniField fournit alors les fonctionnalités spécifiques à ces contextes permettant ainsi aux utilisateurs de les visualiser plus rapidement. Les applications UniField ont été élaborées en fonction des rôles des utilisateurs : coordinateurs, acheteurs, comptables, etc.

Ces applications définissent un cadre de travail et toute la terminologie utilisée dans une application est relative à ce contexte. Par exemple, un acheteur peut visualiser les écrans relatifs aux opérations d’achat. Un comptable aura accès aux mêmes données, mais avec une perspective comptable (terminologie, menus adaptés).

Caractéristiques transversales

L’utilisateur peut effectuer la plupart de ses tâches en utilisant une seule application. Il/Elle n’a pas besoin de passer à une autre application pour effectuer des tâches de même type. Par exemple, il n’est pas nécessaire pour un comptable de naviguer dans l’une des applications {Supply} pour visualiser une facture fournisseur. Il/Elle peut le faire à partir de l’application {Accounting} et peut aussi payer cette facture à partir de cette application.

Une application contient différents modules. Certains modules sont accessibles à tous les utilisateurs, indépendamment de l’application avec laquelle ils travaillent. Par exemple, la plupart des utilisateurs ont accès aux modules {Partners} et {Products}, ce sont donc des modules transversaux. Pour optimiser l’utilisation de ces modules il est possible de créer des raccourcis.

Droits d’accès

Des droits d’accès correspondant aux différentes fonctions que l’on retrouve sur les missions permettent de limiter l’accès à des modules spécifiques. Nous avons vu précédemment que les modules étaient regroupés en application. De ce fait chaque application est accessible à toutes les fonctions d’un même domaine (Supply ou Finance). Mais toutes les fonctions n’auront pas accès aux mêmes modules. Par exemple un responsable comptable aura accès à l’application {Accounting} et au module {Journal Entries} alors qu’un assistant administratif accèdera à l’application {Accounting} pour pouvoir consulter les {Registers} mais ne pourra pas visualiser le module {Journal Entries}.

Synchronisation des instances

Une instance est une installation UniField. Il peut s’agir d’un projet, d’une coordination ou du siège ou tout simplement d’un bureau MSF. Les instances échangent des données via le serveur de synchronisation conçu pour compenser des défaillances de connexion.

Les utilisateurs peuvent travailler offline lorsqu’ils sont connectés à une seule instance. Par exemple lorsque le coordinateur logistique effectue une modification de données, celle-ci peut être visible par le coordinateur finance puisqu’ils partagent la même instance, sans nécessité d’activité la synchro, sous réserve de droits d’accès. En revanche la synchro sera nécessaire pour tout partage d’informations entre une instance projet et une instance coordination.

La synchronisation est effectuée régulièrement, soit manuellement ou automatiquement. Pour limiter l’utilisation d’internet, le serveur de synchronisation ne réplique que les nouvelles données à transmettre ou recevoir entre instance en fonction de règles de synchronisation. Par exemple de nouvelles lignes de registres créées au projet seront synchronisées à la coordination mais seules les écritures comptables correspondantes seront synchronisées au siège.

Lien Utilisateurs / Instance / Serveur de synchronisation