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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.5 Actifs -> C. LU-SU2104 Comment enregistrer un événement en rapport avec un Actif

Comment enregistrer un événement en rapport avec un Actif

Chaque statut ou déplacement lié à un actif est considéré comme un événement qui doit être enregistré dans le système en conformité avec les directives de chaque OC en la matière.

Aller sous : Produits > Actifs > Actifs – événements et suivi

Liste des événements en rapport avec un Actif

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour créer un nouvel événement.
2. Dans le dossier des événements, le champ « Date » contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée pour correspondre à la date à laquelle l’événement s’est produit (soit la date mentionnée sur tout document pertinent, p. ex. la date de la livraison entrante).
3. Entrer la zone où l’événement a eu lieu.
4. Entrer le code de projet auquel est alloué le bien à ce moment-là.
5. Quant au type d’événement, sélectionner l’une des options suivantes :
   • Réception lorsqu’un Actif est reçu. Cette option est obligatoire si vous recevez un produit de la catégorie des Actifs.
   • Début d’utilisation lorsque l’Actif commence à être utilisé.
   • En réparation lorsque l’Actif n’est pas utilisé et qu’il est envoyé pour réparation.
   • Utilisation finale lorsque l’Actif n’est plus utilisé.
   • Obsolète lorsque l’Actif n’est plus utile ou que d’autres modèles plus récents sont disponibles.
   • Prêt/Emprunt lorsque l’Actif est prêté à une autre entité interne.
   • Transfert (interne) lorsque l’Actif est transféré à une autre entité MSF.
   • Donation (externe) lorsque l’Actif est donné à une entité externe.
   • Autre pour enregistrer tout événement non repris dans les options précédentes (p. ex. l’élimination de l’Actif).
6. Sélectionner le statut actuel de l’Actif parmi les options suivantes :

• En cours d’utilisation si l’Actif est actuellement utilisé.
• Stock si l’Actif est en stock.
• Réparation si l’Actif est en cours de réparation.

1. Sous la rubrique « Sélection », entrer le code de l’Actif ou cliquer sur la loupe pour ouvrir une fenêtre qui affiche toutes les formes d’Actifs actuels. Si nécessaire, utiliser les filtres de l’en-tête pour trouver et sélectionner l’Actif concerné.
2. Une fois le code de l’Actif saisi, les champs restants (« Produit », « Numéro de série », « Marque » et « Modèle ») sont remplis automatiquement. Vérifier que ces données correspondent effectivement à l’Actif physique en question.
3. Sous la rubrique « Commentaire », ajouter toute remarque pertinente (p. ex. si vous prêtez l’Actif, le nom de l’emprunteur et toute autre référence pertinente, etc.).
4. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».

Création d’un évènement (suivi) d’un Actif

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.5 Actifs -> B. LU-SU2104 Compléter un formulaire Actif

Compléter un formulaire Actif

Le processus décrit ci-dessous doit être lancé dès que l’Actif est reçu en capitale, afin que le système assure un suivi continu. Dans la plupart des cas, le système doit engager ce processus automatiquement au moment de la réception (voir LU-SU4101 Livraisons entrantes, «  Comment réceptionner un Actif »).

Pour remplir un formulaire Actif, aller sous : Produits > Actifs > Actifs – Formulaires

Vue Rechercher : Actifs – Formulaire

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour ouvrir un nouveau formulaire.

1.1 Actif – Code : code unique de l’article, généré par le système.

1.2 Actif – Type : généré une fois que la liste de produits est ajoutée (IT, Transport, Médical, Télécommunication ou Général) (voir étape 2).

1.3 Ajouter toute information pertinente dans le champ « Actif – Description ».

Création d’un formulaire Actif (étape 1)

2. Entrer le produit qui correspond à l’Actif. Vous pouvez soit saisir le code ou la description directement dans le champ ou, si vous souhaitez consulter tous les articles classés comme Actifs, cliquer sur la loupe pour ouvrir une fenêtre de recherche. Remarque : le système effectue une présélection de façon à n’afficher que les produits marqués comme Actifs. Entrer tout autre filtre pertinent pour rechercher et sélectionner le produit concerné.

Si vous ne retrouvez pas le produit correspondant à votre Actif, pensez à vérifier s’il répond aux critères de l’Actif et, si c’est le cas, demandez la mise à jour de la fiche principale du produit. Remarque : une fois le produit entré, le type d’Actif est généré en fonction de la nature du produit.

Sous la rubrique « Codification MSF », le code, la description et la nomenclature du produit sont générés automatiquement.

• Référence Siège et Référence Locale : en fonction du responsable de l’enregistrement initial de l’Actif, ces champs peuvent être remplis avec toute information utile au suivi de l’Actif (p. ex. le numéro ou la référence de l’Actif indiqué(e) sur l’étiquette de l’article).

Création d’un formulaire d’Actif (étape 2)

• Sous la rubrique « Actif – Référence », indiquer le Numéro de Série de l’Actif. Il s’agit du numéro du fabricant et il sert à identifier l’Actif physiquement.
• Entrer la Marque, Type et Modèle du bien.
• Entrer l’Année d’acquisition, le cas échéant.

Création d’un formulaire Actif (étape 3)

• Entrer tout commentaire pertinent dans le champ « Commentaire ».
• Sous la rubrique « Traçabilité », entrer la référence du bon de commande de terrain le cas échéant
• Entrer le code de la mission d’origine
• Entrer la référence du bon de commande international
• Le champ de la Date d’arrivée contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée de façon à correspondre à la date à laquelle le bien a été reçu.
• Entrer les informations sur le Lieu de réception (pays, projet ou activité).

Création d’un formulaire Actif (étape 4)

• Sous la rubrique « Facture », entrer le Numéro de facture du fournisseur (ce numéro doit être lié au PO international) et la Date de la facture. Si aucune facture n’a été reçue, entrer une valeur puis la mettre à jour, une fois la facture reçue.
• Entrer la Valeur du bien et devise d’achat, soit le montant facturé (et la devise).
• Entrer le nom du Fournisseur (mentionné sur le PO international).
• Entrer un Code bailleur pour indiquer le nom d’un donateur, en cas de financement externe (le département des finances devrait pouvoir fournir cette donnée).
• Entrer la référence du Certificat d’amortissement : cette référence (issue du département des finances) intervient si la valeur du bien doit être dépréciée (voir les règles du département des finances en matière de gestion des biens).

Création d’un formulaire Actif (étape 5)

Cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer le nouveau formulaire Actif.

Création d’un formulaire Actif (étape 6)

Vous pouvez imprimer un formulaire Actif en cliquant sur « Actif – Formulaire » dans le menu « Rapports ».

Impression d’un formulaire Actif

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.5 Actifs -> A. LU-SU2104 LU Introduction

LU Introduction

Un Actifs est un sous-type de produit stockable. Il fait partie d’un genre de produits dont le suivi et la visibilité sont importants. Un produit est considéré comme Actif selon différents critères – principalement la valeur du produit. Les Actifs sont souvent des types d’équipement (véhicules, réfrigérateurs, générateurs, etc.) et certains ont une durée de vie définie, comme les véhicules par exemple (5 ans). Pour plus d’informations sur la classification des Actifs, voir les directives de votre section en matière d’approvisionnement. Le suivi rigoureux des Actifs se révèle nécessaire pour plusieurs raisons : d’une part, ils ont une valeur élevée et, d’autre part, il faut s’assurer qu’ils soient entretenus régulièrement et restent donc en bon état (surtout s’il s’agit d’équipements), et ainsi veiller à exploiter au mieux les ressources de MSF. C’est pourquoi le système permet d’enregistrer et de suivre chaque Actif. Le département des finances est également impliqué dans la gestion et le suivi des Actifs (voir manuel de procédures de votre section)

Formulaire d’Actif

Du fait que les Actifs doivent être suivis séparément, leur mode de gestion diffère de celui d’autres types de stock. Une fois réceptionnés, les Actifs doivent être enregistrés en tant que tels avec leurs informations complémentaires. Dans UniField, ces informations sont enregistrées dans un Formulaire Actif. Il s’agit d’une fiche qui se rapporte à un article ou produit particulier. Exemple : même si vous avez 3 ordinateurs portables Toshiba identiques, il faut 3 formulaires Actif, soit une par Actif, chacune reprenant les informations uniques qui s’y rapportent.

Suivi d’Actif

Le cycle de vie d’un Actif qui doit être suivi compte plusieurs étapes. UniField permet facilement de tenir un registre complet des événements et du suivi d’un Actif.

Mouvements d’Actif

Quand un Actif est physiquement envoyé quelque part (p. ex. de la coordination vers un projet), le système permet de joindre le formulaire Actif au picking ou au transport. Cette opération est ensuite synchronisée, de sorte que l’instance de réception peut consulter tous les détails relatifs au formulaire Actif et, si nécessaire, le mettre à jour.

Vérification des Actifs

La bonne pratique veut qu’une vérification physique de tous les Actifs soit effectuée régulièrement dans une zone. Pour en savoir plus sur la fréquence, l’objet et le responsable de cette vérification physique, reportez-vous aux directives de votre section. Pour faciliter ce processus, il est possible d’imprimer un seul formulaire Actif ou tous les formulaires selon le(s) filtre(s) utilisé(s).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.5 LU-SU2104: Actifs

LU-SU2104: Actifs

A. LU Introduction

B. Compléter un formulaire Actif

C.  Comment enregistrer un événement en rapport avec un Actif

D. Comment consulter les événements et le suivi

E. Comment imprimer des formulaires Actifs

F. Comment exporter des formulaires Actifs vers Excel

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> D. LU-SU2103 Comment exporter une liste de prix de produits de Catalogue fournisseur.

Comment exporter une liste de prix de produits de Catalogue fournisseur

Aller à: Partenaires/Fournisseurs/ Catalogues Fournisseur

1. Cocher la case du Catalogue que vous souhaitez exporter
2. Cliquer sur “Export (csv) des lignes” dans le menu action à droite

Veuillez noter que ce même fichier d’export peut être mis à jour et utilisé pour importer les mises à jour du Catalogue.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> C. LU-SU2103 Comment mettre à jour une liste de prix d'un catalogue de produits fournisseur

Comment mettre à jour une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

Aller sous : Partenaires > Fournisseurs

1. Cliquer sur le crayon à côté du fournisseur dont vous souhaitez modifier la liste Catalogue pour ouvrir et modifier celle-ci.
2. Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne à un catalogue existant. Lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée directement à un catalogue existant, cette nouvelle ligne doit avoir son propre classement, à moins qu’il n’y ait déjà un classement au niveau de l’en-tête.
3. Cliquer sur l’onglet « Catalogues ».
4. Cliquer sur l’icône « Modifier le catalogue » en regard de la version/du nom du catalogue que vous souhaitez mettre à jour. L’écran « Catalogue Fournisseur » apparaît alors.

Onglet de modification

4. Cliquer sur le crayon situé devant le produit que vous souhaitez mettre à jour, puis effectuer les modifications nécessaires (NB : le système conserve une trace de l’original et de toutes les versions antérieures de cette liste Catalogue).

5. Cliquer sur la disquette à côté de la ligne de produit à sauvegarder, puis répéter l’opération pour tous les produits qui le requièrent.

6. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer tous les changements apportés à ce catalogue de fournisseur.

Mise à jour d’un produit d’un catalogue fournisseur

Les catalogues fournisseur sont liés au fournisseur et peuvent être synchronisés. En vue de cette synchronisation, le fournisseur et le catalogue en question doivent être actifs dans chaque instance. Tout ajout de produit, toute modification le concernant ou tout changement de prix sera dès lors synchronisé(e).

Il est possible d’afficher le suivi des modifications pour les catalogues destinés aux fournisseurs externes. Ce suivi est disponible via le menu Action dans un format Excel. Il comprend des entrées pour toutes les modifications apportées au classement du catalogue et de ses lignes.

Les catalogues d’ESC sont créés par le siège et uniquement synchronisés au niveau de la coordination. C’est elle qui active un partenaire ESC et son catalogue. Quant aux catalogues relatifs à d’autres fournisseurs externes, ils sont synchronisés au niveau du projet, mais la même règle s’applique à l’activation du fournisseur et de son catalogue en vue de leur visibilité.

N.B : Il n’est pas possible d’ajouter un produit à un catalogue valide si le produit est déjà inclus dans un autre catalogue valide du même fournisseur, sinon vous recevrez un message d’avertissement bloquant.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> B. LU-SU2103 Comment créer une liste de prix d'un catalogue de produits fournisseur

Comment créer une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

Pour créer une telle liste pour un fournisseur, l’utilisateur doit suivre les procédures MSF pertinentes qui permettent de recueillir ce genre d’information, communément appelée « analyse de marché » (ce qui peut impliquer un appel d’offres), avant d’entrer ces données dans le système. Pour rendre ce processus d’encodage aussi efficace que possible, on peut à la fois entrer ces données directement dans la fiche Fournisseur/Produit et les importer dans le système via un fichier Excel.

Pour entrer directement de le système une liste de prix à partir d’un catalogue de fournisseur, aller sous : Partenaires > Fournisseurs

1. Entrer les valeurs de recherche pertinentes dans les champs de l’en-tête pour trouver le fournisseur en question.
2. Cocher la case à côté du fournisseur, sous la vue « Rechercher : Fournisseurs ».
3. Sous le menu « Actions » situé à droite, cliquer sur « Nouveau catalogue ». Un écran « Nouveau catalogue » apparaît.

Catalogue de produits (étape 1)

1. 1. Nommer le catalogue
   2. Le champ « De » affiche automatiquement la date du jour, mais il est possible de modifier cette date.
   3. Indiquer une date dans le champ « Au » en utilisant le bouton « Calendrier ». Cette date doit correspondre au dernier jour de la validité des données entrées (p. ex. si un fournisseur a indiqué dans son devis un prix valable jusqu’à une certaine date). Ce champ n’est pas obligatoire.
   4. La devise découle de celle qui a été entrée pour ce fournisseur.
   5. Chaque nouveau catalogue doit avoir un classement. Un classement par défaut « 3ème choix » est automatiquement attribué pour les catalogues créés via la synchronisation ou via l’importation automatique de VI, mais il peut être modifié.
   6. Le champ « Partenaire » affiche le nom du fournisseur pour lequel vous ajoutez le prix catalogue.
   7. La case « Actif » indique le statut de la fiche fournisseur (autrement dit, cette case doit être cochée si l’on envisage de faire appel à ce fournisseur et si on lui a demandé le prix de ses produits).
   8. Sous la rubrique « Importer des lignes », le bouton « Ajouter une pièce jointe » permet de naviguer et de sélectionner le fichier Excel à importer. À côté se trouve le bouton « Importer le fichier » qui sert à importer les données du fichier Excel.
   9. Pour ajouter des produits un par un au catalogue, cliquer sur le bouton « Créer » sous l’onglet « Produits ». Vous pouvez également ajouter plusieurs lignes en sélectionnant
   10. Cliquer sur la loupe pour afficher la fenêtre « Rechercher produits » et y entrer les valeurs pertinentes pour trouver le(s) produit(s) en question.
   11. Sélectionner tous les produits concernés, puis contrôler l’UdM par défaut (et le modifier si nécessaire).
   12. Entrer la quantité minimale sur laquelle le fournisseur base ses prix. Si aucune quantité n’est mentionnée, entrer « 1 ». Si vous tentez d’enregistrer une ligne avec une quantité minimale à « 0 », le système affichera un message d’erreur.
   13. Entrer le prix unitaire (qui doit être lié à la devise choisie).
   14. Entrer une quantité arrondi QcS (p. ex. si les produits en question sont des stylos, l’UdM et le prix peuvent se rapporter à un stylo (à la pièce) ; or le fournisseur les vend par boîte de 50, ce qui signifie que le chiffre arrondi sera 50).
   15. Entrer la quantité minimale de commande – en fonction du fournisseur et de la quantité minimale de marchandises qu’il accepte de fournir par commande.
   16. Entrer tout autre commentaire.
   17. Cliquer sur la disquette pour sauvegarder la ligne, puis répéter les étapes pour ajouter un autre produit et cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer le Catalogue.
   18. Quand le catalogue est complet et toutes les lignes sont sauvegardées, si vous souhaitez confirmer le catalogue, cliquer sur le bouton “Confirmer”. Cela signifie que toutes les données qu’il contient seront utilisées par le système dans les transactions concernées.

Création d’un nouveau catalogue fournisseur

N.B: Il est possible d’avoir deux catalogues actifs pour le même fournisseur dans la même instance, à condition que les produits soient différents dans chaque catalogue. Si un fournisseur possède plus d’un catalogue pour le même produit, l’utilisateur recevra un message d’avertissement.

Veuillez noter qu’il est désormais possible de créer un catalogue de l’instance Coordination au niveau de l’instance Coordination. Cette fonction a été ajoutée afin de permettre aux projets liés, auxquels ce Catalogue est synchronisé vers le bas, d’avoir un Catalogue Fournisseur Coordination. Ceci aidera à obtenir des informations plus précises sur les estimations des prix des commandes intra-missions.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur -> A. LU-SU2103 LU Introduction

LU Introduction

La liste des produits figurant sur un catalogue fournisseur est une caractéristique facultative de la fiche d’un fournisseur. Elle permet à l’utilisateur de consulter une liste des produits qu’un fournisseur est en mesure de fournir, ainsi que les prix et autres informations pertinentes relatifs à ces produits. Avantage pour les utilisateurs : dès qu’ils demandent – ou reçoivent une demande pour – un produit répertorié dans une liste de prix d’un catalogue fournisseur, le système peut automatiquement indiquer les fournisseurs en mesure de sourcer ce produit, le prix demandé et d’autres informations, tels les types d’emballage, les délais, etc. Toutes ces données aident les utilisateurs à planifier leurs activités d’approvisionnement plus efficacement, tout en facilitant la gestion des fournisseurs grâce à des informations concrètes et actualisées.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.4 Produits d'un Catalogue Fournisseur

A. LU Introduction

B. Comment créer une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

C. Comment mettre à jour une liste de prix d’un catalogue de produits fournisseur

D. Comment exporter une liste de prix de produits de Catalogue fournisseur

E. Comment configurer la suppression automatique du catalogue des fournisseurs ESC